对于职场人而言，有效的时间管理有助于提升我们的时间使用效率，还能帮助我们实现工作与生活的平衡。而现在，我们已经可以借助AI的力量，来帮助达成这个目标了。

前言

你好，我是张文靖。

谈到时间管理，记得上次它成为热门话题还是因为那位姓罗的时间管理大师。

一晃眼，四年就这样过去了。

那么，对于我们普通人来说，时间管理是否也同样重要呢？

答案是不言而喻的。

作为职场人，工作和生活的节奏很快，很多时候因为工作繁忙而忽视了家庭和生活。

尽管我们每个人每天拥有的时间都是相同的24小时，但通过巧妙地规划这些时间，我们可以在有限的时间里创造无限的价值。

因此，掌握时间管理技巧，不仅能够提升我们的时间使用效率，还能帮助我们实现工作与生活的和谐共处，养成良好的习惯，最终实现我们的人生目标。

很多人可能觉得时间管理是很麻烦，自己没时间、没精力可能还没必要。

但有没有想过，我们可以借助AI的力量来管理时间呢？

AI，作为人类之外最了解人类的存在，经过一系列的训练，它甚至可能比你自己还要了解你。

在体验了众多的AI工具和大模型过程中，发现Agent智能体这类AI工具最匹配这种场景。（例如AlphaGo，是围棋圈最好的智能体）

那智能体是什么？

智能体=LLM+规划能力+记忆力+外部工具。

依靠底层的大模型，加上短期和长期的记忆力，最后通过三方方便使用的外部工具进行人机交互。

Agent看了很多种，包括KIMI、字节的豆包、智谱清言这些智能体，最后发现落地的比较好的是钉钉。

因为钉钉本身就是办公软件，天然有更丰富的场景，然后通过Agent+场景结合的方式，给我的体验感是最好的。

结合智能体的智能与我的时间管理方法，结果让我眼前一亮；

它解决了我在时间管理上的许多难题，总能在关键时刻为我安排好时间。

有时候，我甚至觉得它比我自己还要了解我（ORZ…）

今天和你聊聊：如何高效管理时间，以及如何巧妙利用AI打造专属的时间管理助手。

时间管理真的挺费时间

我们如果自己去做时间管理，真的挺费精力的。

先不说，是否谁都有必要进行时间管理，光是去做时间规划和分配就要做很久，更别说执行和复盘了。

为什么这么说？那就要展开聊聊如何做时间管理了。

时间管理，真的只是管理时间吗？

其实并不是，管理时间只是一种手段，时间管理主要是：能力管理、精力管理、最后才是管理时间。

精力管理的核心是时间块。

比如把时间拆分30分钟、1小时、2小时的时间块。

把每天的时间拆分成比较固定的若干个单元进行使用。

2小时时间块做需要长时间专注的事情；

1小时的时间块需要一定时间专注的，但尽量1小时内可以完成的；

30分钟做一些碎片化工作。

时间块，可以让AI助理学习，让他帮我们按照这个逻辑帮我们拆分。

管理时间核心是什么。其实就是聚焦当下。

在任何时候，都知道自己当前的时间应该干什么。

我通常会给自己一个这样的面板，拆分时间块，并确定每日的待办。

这个完全可交给AI助理来做，让他们帮我们生成。

能力管理的核心就是，找到规律。

每个人的工作，本质上讲都是有规律遵循的；

通过模式识别，找到他的规律变成标准，然后固化，最后精进。

就相当于产品经理刚学了一个模型或者方法，在第一次用的时候很慢，需要不断实践才能消化。

当用了第二次、第三次很熟练了逐渐标准化以后，速度会非常快。

这是因为，我们找到了规律，能力也有所提升。

没有变成标准前怎么办呢？

那些不能标准完成的工作，要留够Buffer，留够缓冲时间。

这样至少自己的时间安排不会被某个任务打乱。

那么，问题来了。

怎么找到规律，怎么分配时间，怎么预测每个任务的时间就是个难题了。

另外，时间管理流程很长，以我为例，我迭代了两年的时间管理SOP如下图：

尽管我已经用这种方式执行了2年，但是这个流程中，还是有花费我大量时间去梳理的事情：

1. 根据每月目标，拆解到每周，制定每周的任务待办清单（每周120分钟）
2. 将每周的任务待办同步到日程表中，并且确定每个任务的具体时间。（每周60分钟）
3. 记录和总结每周实际完成情况（30分钟）
4. 每周复盘并调整未来任务的计划时间（30分钟）

这些问题在以前，我都是通过自己的感觉去预测时间；然后吭哧吭哧自己去规划和排期。

时间上来说，一个月下来，就是600分钟（一次月度计划拆解120分钟+四周的计划和复盘2x(60+30+30)分钟）。

今天我才发现，原来我以前一个月光做时间管理的熵增竟然用了10个小时！！

最近研究Agent以后，通过AI来帮我预测，又快又准。

当我发现钉钉AI助理，能直接在钉钉内进行AI生成内容后，我开始尝试用提示词为自己构建一个“私人定制时间管理助理”。

来生成我下图这些“花里胡哨”的各种表和总结复盘。

开始使用钉钉的AI助理后，我统计的我的时间管理所用时间，从每月大概花600分钟，到现在合计不到100分钟，效率提高了至少6倍，而且效果比我自己整理的好的太多。

没用过AI的同学可能会觉得：

AI很难喂知识吧？

提示词很难做吧？

配置参数是不是很复杂？

AI的反馈内容是不是不够好……

从我的体验来看，效果能打，完全能够满足我日常工作和生活的需求。

而且搭建一个钉钉的AI助理没那么复杂，从配置、调校到最后的使用，前后就用10几分钟，3个步骤就搞定～

10分钟快速搭建AI助理，一劳永逸

第一步：从实际痛点倒推AI的工作目标

首先明确AI助理的工作目标：就是根据我的时间管理痛点去提升我的管理效率。

花费时间关键点：

1. 根据每月目标，拆解到每周，制定每周的任务待办清单（每周120分钟）

目标1：能够自动帮我规划每周待办

2. 同步到日程表中，并且确定每个任务的具体时间。（每周60分钟）

目标2：能够预测我每个任务计划完成的时间

3. 记录和总结每周实际完成情况（30分钟）

目标3：能够帮我进行复盘总结，给我一些客观的建议。

4. 每周复盘并预估未来任务的计划时间（30分钟）

目标4：对任务的预估没办法做到很精准，没有外部的辅助优化机制。

甚至希望AI告诉我哪些任务完成时间太长，需要进行针对性去培训学习

所以，AI助理的工作任务与目标是：

• 协助我完成月度任务的分解，生成每周的任务计划；
• 确定我每周的任务排期，整理出需要同步到每日待办的文本内容；
• 根据历史数据，预测我每个任务计划完成的时间；
• 协助我完成每周复盘、每月复盘，为我提供合理的建议；

如果觉得这个步骤麻烦，可以直接用钉钉AI助理市场找【帮你写角色设定】AI助理，让他帮你完成或者进一步优化你的提示词，直到满意为止。

最后整理出了现在我用的这份提示词：

第二步：配置钉钉AI助理

配置钉钉AI助理时，最关键的步骤就是精心设定角色提示词。

在第一步中，我们已经准备好了这些提示词。

现在，我们只需将这些提示词复制并粘贴到角色设定即可。

配置的同时，可以在界面的右侧实时测试AI助理的反馈结果。

这种即时反馈机制，让你能够直观地看到AI助理返回的信息是否符合你的预期。

根据AI助理的反馈，即时调整提示词，直到它的表现完全符合你的要求。

通过这样的个性化配置，你的AI助理将能够更好地理解你的需求。

比如：我将我的月度计划，发给AI助理。

让他通过以下格式生成给我：

AI助理会自动生成接下来一个月中，我每周的计划。

最让我惊喜的是：AI还能识别任务性质！！

提醒我某些事件不用分配小时数！

能识别到这里真是万万没想到的！

并且AI助理根据我的要求，为我预测的各个任务的计划开始时间和结束时间～

有的朋友可能会好奇，AI助理的时间预测到底准不准？

准确性很大程度上取决于我们如何去塑造和训练它。

只要你有心让AI准，它就有变得准。

我们要一个私人的时间管理助手，能私人定制的AI助手，才是你的AI助手。

怎么私人定制呢？

用的就是Agent的长期记忆，上传知识文件，让大模型学习。

在钉钉里面也有这个功能，在配置AI助理时，可以上传知识文件，AI会自动学习文件中的内容，让他更懂你。

比如说，我将我做了2年的时间管理数据喂给他，让他基于此去预测我未来的任务的时间。

2年前的事情我们人类有时候记得不清楚，但是AI记得可是明明白白！

通过预测的结果来看，还是比较满意的！

第三步：打造你的AI助理矩阵

试想一下，如果规划你的时间安排有一个助理，那么在管理时间上，需不需要更多助理呢？

答案是肯定的。我就给自己添置了一个专门的复盘助理。

正因为钉钉 AI 助理支持钉钉知识库、在线文档、本地文档，这些长效记忆知识的方式。

所以我把我所有的个人习惯都“喂”给了这个助理，包括我对每个任务的定义、我对某些任务的个人理解、通常情况下的空余时间等等。

除此之外，我还把历史任务的完成情况告诉了它，它会学习并进行分析，然后在未来的任务规划中预测出更合理的计划时间。

所以，这么一啪拉过程资料，都投喂给AI助理，你就让他学吧。

后面有新的数据，继续补充给他，让他成为我的一个不断进化的智能伙伴，帮助我从过去的经验中学习，为我做更私人定制的个人复盘。

最后我们看看，让复盘助理指定时间段复盘时间的效果：

告诉我以后制定某项任务的时候，怎么合理安排时间：

很多时候，我都没考虑到的东西，AI都帮我考虑到了……

我还有个习惯，每周会把一周的待办同步到日程中。

这里我又加了一个日程助理，同步你的待办，只需要告诉他你要做什么，一周的日程面板很快能生成出来。

不得不说，钉钉通过他的内生生态，再配合AI，很能打。

总结

在我这两年不断地优化自己时间管理的方法，尽管有了一套SOP，但每个月在做时间管理这件事，至少是需要花费600分钟的。

而AI的出现，做一些简单的调校、训练，一个月累计用不到100分钟，提升了至少6倍的效率。

让时间管理的门槛变得更低了。

通过钉钉AI助理做了时间管理助理、个人复盘助手、日程助手，让他们帮我完成了：

• undefined 月度计划拆解
• undefined 每周任务待办
• undefined 每周复盘
• undefined 预测待办安排的时间

通过这些AI助理，你不再是一个人，而是一个团队。

当我了解智能体的时候，我第一时间想到的就是这个时间管理的Agent。

每一个Agent都是基于强大的底层模型构建而成，它们能够理解环境、进行合理的规划与预测。

这些智能体还能够通过知识库的方式，拥有类似人类的长期记忆能力。

这种长期记忆与智能体本身的短期记忆相结合，形成了一种高效且友好的交互方式。

人与信息的交互方式，是随着时代在一点一点地改变的。

我们回过头去看历代信息连接者，从古代的媒婆、荐头到近现代的报纸、出版社、电话局，再到互联网初期的导航网站、搜索网站信息流，再到现在的抖音小红书这类自媒体生态。

放眼未来，我们能看到的是，到了AI时代，智能体可能又会像25年前互联网掀到来的时候一样，掀起一波信息革命。

最后，AI的门槛已经很低了，像钉钉AI助理这种工具更是如此。

如果说25年前，互联网人需要的是网感，那么此刻，更重要的是智能感。

希望大家能使用智能体、试用智能体、制作智能体。

智能体用好了是很好的辅助工具，就像我的这些助理一样。

通过接触智能体，逐渐适应智能体的交互方式来提高prompt能力。

这就好像当年多用互联网的人，更快速地想到了自己行业和互联网的结合。

如果你不想被时代抛弃，现在多用智能体，更容易思考智能体各种落地方式。

如果说AI是一种魔法，未来的人类会分为两种：魔法师和麻瓜。

Prompt就是咒语，像钉钉AI助手这类智能体就是魔法棒。

如果你想成为魔法师，开始体验Agent智能体，相信你和我一样能有更多场景的思考。