本文作者从行业现状出发，结合企业发展过程中接入信息系统的背景，梳理阐述了信息系统在企业应用的5个阶段。

信息系统基本涵盖了公司的所有方面，从员工到业务，算一个较重的工具。

很少有公司在成功之初就上大型的信息系统，基本是企业人数、业务，发展到一定规模才会上专业的管理软件。毕竟不可能公司一成立就知道该如何规范管理，在这之前一般都会用较零散、简单的小系统来支撑部分管理要求。

所以本文以企业在正向发展壮大的过程中接入信息系统为背景来阐述这几个阶段。

第一阶段、系统记录代替手工记录

起初，新系统推广，大部分员工的接受度较低，推行阻力较大（若是年轻化、对新事物接受度较高的公司，推行起来阻力较小）。因为系统有特定的格式、要求，和现有熟悉的工作方式有所不同，但大家都习惯了原先的方式，新系统需要花时间适应，所以在推行过程中会遇到拒绝使用、不配合使用、唱反调这种情况也很正常。

这个阶段对系统的使用要求较低，主要是记录，将所有线下记录的信息、走的流程都移到线上，便于后期查询。

在这个阶段，系统设计尽量与原始工作方式相似，减少出入，让用户以最快的时间熟悉系统，接受新工作方式。此时最好还要有较高职位的管理者强制推行，否则很容易变成死系统。

第二阶段、解决简单、重复问题

使用一段时间后，用户对系统有一定认识，能感受到系统带来的便利后，会提出一些现有系统不合理或者可以优化的部分以及在工作中遇到人工不好解决但系统可以解决的问题。

这个阶段需要产品向用户了解常见问题，以及发现需要简化的环节，让用户主动向你表达他们的诉求。然后在现有基础上做优化，简化工作，比如公开审批信息、开放员工联系方式、公共资料查询等。

第三阶段、管理要求融入系统

企业管理者和员工都较依赖信息系统了，这时可以纠正管理过程中发现的一些问题，直接把管理要求嵌在系统里，达到企业管理效果。

比如：财务制度要求必须先收款再开票，技术人员必须在规定时间反馈进度，业务员在签单半个月未收到回款影响绩效等等，都可以通过系统的方式来管理。

这个阶段需要产品熟知公司的管理制度，了解各部门的管理要求。让管理者表达他们的管理诉求，将管理制度拆解为具体的系统设计，通过系统的方式达到管理效果。

第四阶段、通过数据监控企业经营情况

经过大量的数据积累，系统内的数据已经足够分析企业经营状况了。企业管理者通过数据分析就知道新产业推行情况，员工的成长期等等，并且通过系统数据也能看出企业目前经营中出现的问题。

这个阶段需要产品站在企业经营的角度，多方面整理企业数据，将各板块的数据整理后呈现给各自需要的人，方便其对下一步做规划。

第五阶段、智能办公、解放人力

经过前期管理要求梳理，流程梳理，公司的前后端都能通过系统流水的运转起来。此时我们可以将流水线上多出的人员裁掉，减少人力资源投入，让标准规范的工作通过系统来运转，减少人为干预，把人员解放出来，做非标准、设计、思考的工作。

从上文我描述的情况来看，系统是先满足普通员工的诉求，再达到企业的管理要求。虽然信息系统的付费方是企业管理主，但实际使用更多的还是普通的员工，所以我们应该先照顾员工的使用习惯，再达到企业管理者的管理要求，这样推行起来才会更顺利。

以上是个人根据工作经验得出的信息系统应用的五个阶段。不同企业在不同阶段的时间长短不一，具体要根据实际情况做分析。

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