飞书多维表格的实质,是一个轻量版的低代码平台
你觉得飞书的多维表格,是一个什么类型的产品?每个人的理解都不一样。而在作者眼里,其实更像是一个低代码平台——为什么这么说?这篇文章,我们看看作者的分析。
飞书多维表格的实质,是一个轻量版的低代码平台。
无论是WPS云文档,还是腾讯云文档,我们看到的介绍都是:支持多种文档格式的多人协作工具。飞书文档的定位也是“多人实时编辑共创”,强调“多人协作”的“文档”。
但在官网上,飞书多维表格的定位是“先进团队的业务管理工具,是一个表格,也是无数个应用,千人千面,万人万解”,是“轻松搭建业务系统”,注意,是“应用”,是“系统”,且主要是面向B端的业务管理系统。
B端系统需要包含哪些内容?
- 权限:根据不同角色和用户区分的功能权限和数据权限;
- 表单:信息的静态存储,比如台账等;
- 流程:业务流转逻辑,往往与表单相关联,涉及到状态流转,以及预警、提醒等辅助功能;
- 可视化:管理层的心头好,一般以驾驶舱等形式呈现。
一个完整的B端系统势必要包含上述内容。
飞书多维表格能不能实现?
举个例子。
我们要为公司提供一个固定资产管理的系统。经过分析,得出这样一份产品建设思路。
按照这个思路,我们在飞书多维表格上搭建这个系统。
一、系统管理
1)用户管理以飞书用户为基础,无需额外搭建;
2)关于组织管理,飞书后台已能够维护组织架构,但在表格字段中无法被引用,目前最简单的方式只能通过下拉选项实现。如果组织和人员能完全和飞书同步并引用,可能会更方便一点。
3)关于角色和权限,多维表格通过“高级权限设置”来实现,将用户通过角色进行分组,对不同角色配置不同数据表的操作和数据权限,与我们通过代码搭建系统的思路比较相似。区别在于,多维表格中数据表间权限独立,功能和数据权限需要每个表都配一遍;通过代码搭建系统时我们往往实现数据权限统一配置。
但基础版本无法通过“指定记录”进行权限的精细化管控,需要开通商业付费版。
二、资产管理
资产管理主体业务功能以表单和流程为主。
2.1 表单
“多维表格”以“表格”命名,对于静态的台账处理,功能还是比较强大的。
1)除常规字段外,还支持部分业务字段的便捷添加。如,我们经常使用的单据编码、资产编码等,可以自定义规则进行编号。也可以录入地理位置,在仪表盘中通过区域地图插件生成地图视图。
2)或许是考虑到B端产品业务流程的问题,表格字段中的“查找引用”和“关联”类型能够在较小程度上实现各个表单之间的关联,避免过于孤立。
“查找引用”用于引用其他表单内容,以弹窗形式呈现,与我们一般的后台产品设计非常相似。
“关联”一般与“查找引用”配合使用,对于存在重复字段的情况,通过引用关键字段,能够自动带出其他已有字段。比如资产出租与资产列表中都存在资产编号、资产名称、资产类别,在资产列表中维护信息后,在资产出租中引用“资产编号”,通过关联设置,自动带出“资产名称”和“资产类别”。也是B端产品的惯用设计。
3)一个小点。飞书多维表格在公式中嵌了AI,用起来还行。
比如,我们录固定资产,记录资产购入时间、原值、计算出月折旧额,默认采用年限平均法,输入计算当前净值的指令,AI可以帮我们生成公式。对于复杂公式的使用还是非常有帮助的。
4)表单的不同呈现形式。这个就比较简单了,可以以表格、看板、表单(填写形式,类似问卷)、日历、甘特等多种视图呈现。
2.2 流程
这是飞书多维表格相对比较薄弱的部分了。
多维表格目前能实现的流程主要有两种。
1)状态流转
很常见的一个业务场景:我们新增一条资产出租或资产领用信息后,在资产列表中“资产状态”需要同步为“出租”或“在用”。多维表格的实现方式是,在“自动化”中配置触发条件和执行操作。当“发生xx情况时,就执行xx操作”。基本可以满足简单状态流转的需求。
2)消息通知
这也是飞书作为即时通讯工具的优势。通过设置触发条件,将提醒信息通过飞书发送给相应人员或群组。把“飞书”这个即时通讯工具和多维表格所创建的“应用”很好地结合在了一起。
比较可惜的地方在于,接收方无法通过角色引用人员,而在实际大多数情况下,我们的预警通知是通过角色接收和处理。
3)审批流程
这是飞书多维表格目前比较薄弱的环节,但却是B端产品较常需要使用到的功能。
如采购申请、合同签订申请、资产处置申请等,需要进行相应的审批流配置。特别是当存在支出申请、报销等场景时,需要根据金额、部门等设置条件分支,还要考虑会签、或签;更复杂时,要支持以岗位聚合审批人,在审批中支持撤回等特殊场景,对于目前的飞书多维表格来说,是无法实现的。
2.3 可视化
可视化是飞书多维表格重点宣传的功能特色。
但比较奇怪的是,我并没有找到有关统计分析报表相关的内容,可能多维表格中是以表格自带的“筛选”和“分组”来间接实现这一需求,但没有合计栏看着着实有些不习惯。
可能飞书的重点都放在仪表盘上吧。
仪表盘上的功能,确实比较丰富,除了文档中比较常见的图表、视图组件外,还能够支持区域地图、走马灯等插件,形式非常丰富,也能够自定义设置主题,这些对于以表格为基础的一款产品来说,在实现上没有太大难度。
三、不足
虽然飞书多维表格想干低代码甚至无代码平台的活儿,但它的底座毕竟还是表格,因此要搭建一个完整的应用或系统来说,还是有一些不足之处。
1)与其他系统对接的问题
多维表格现在可以支持从小部分其他应用同步数据,但数据源有限,且无法将多维表格中产生的数据同步至外部系统;多维表格本身作为一个SaaS产品,涉及到与外部系统对接时,无可避免地会需要较多考量。
但B端系统与其他系统对接实现业务流程的连续性,往往是企业比较关注的问题。
仅以固定资产管理为例,在进行资产盘点时,需要考虑与扫码枪等硬件系统的对接;在计提折旧时,需要把折旧凭证推给财务系统;等等。
2)复杂场景处理的问题
表格等文档的业务场景较为平面,在处理1-2步内的业务逻辑时还算游刃有余;但在实际业务管理过程中,涉及到的流程链路会比较长。
比如进行资产经营时,提交资产租赁申请→签订租赁合同→根据合同约定的租赁方式(固定租金、浮动租金等)和周期(每月、每季度或每年)生成应收租金→定期收取租金→生成财务凭证。这一场景中涉及到申请流程、复杂公式计算、按条件生成定时任务、对接银企支付及财务系统,大部分功能仅仅基于多维表格基础版本是无法实现的,对于一些复杂公式的设计,对普通员工来说也不一定是容易的事情。
总的来说,如果只是偏静态的信息记录,以及环节较少的信息流转,使用多维信息表格基本能够满足需求;但如果业务逻辑相对复杂,需要保持流程的连续性,飞书多维表格就不一定能满足。
为什么SaaS产品经理要关注这个问题?
简单来说,SaaS产品经理的目标是通过产品帮助企业降本增效。与此同时,现在越来越多的工具、平台,比如低代码平台、无代码平台,包括飞书多维表格这种轻量型低代码平台,也在帮助SaaS厂商降本增效。居安思危,在这种情况下,产品经理要考虑如何利用好这些工具,而不是被这些工具所取代。
作者:简谙 公众号:简谙
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数据 +(逻辑)流程 = 应用程序。飞书多维表格具备了这两项,确实是低代码平台。但数据库部分也很重要。
飞书多维表真的很好用