商品流通需要一定的过程，企业进销存是从商品的采购到入存到销售管理过程。但这三者并不一定总是同时出现，会有一些延迟，导致了整体业务的不同复杂度。这时候，需要我们掌握一些基本知识，灵活运用。本文以七色米&管家婆为例，分享进存销入门知识学，希望对你有所帮助。

学习目的：

• 了解进存销业务知识
• 通过对两款产品试用，梳理一些可参考借鉴的内容

一、进存销基础业务知识

商品流通企业进销存是从商品的采购（进）到入存到销售（销）管理过程。期间的物流、信息流、资金流不总是同时出现，彼此的输入（进）、输出（销）有一定的时间延迟、限制，此外对存量（存）的规划，导致了整体业务的不同复杂度。

1.1 采购

1.1.1 采购基本流程

采购订货：通常企业根据目前商品销售情况及库存情况制定采购计划，采购部门根据采购计划选择供应商，同供应商进行价格谈判，谈判确定采购的价格后，签订采购订单即采购合同，通过对采购订单的管理，跟踪商品的到货情况，企业在进行批量采购时，为保证双方的利益，一般会与供应商签订采购订单，但采购订单不是必须的，中小企业在采购商品时，批量不大可以不签采购订单，直接采购。

采购入库：当所采购的商品到货并收到发票后，采购部门根据采购订单对到货的商品进行验收.验收合格后填制采购单据，采购单据中填写购买商品的名称、规格型号、数量、单价、金额等信息，仓库管理人员凭采购单验收商品入库。采购单是体现采购及库存业务的重要单据。

采购结算：采购部门收到商品，并收到对方的发票后，通知财务部门付款，财务部门核销供应商的往来账。

制作凭证：企业会计根据采购商品的发票、采购入库单等相关原始凭证，编制会计凭证。

1.1.2 采购业务处理

采购的过程伴随着物流（采购商品入库的过程）和资金流（支付货款）两个主线。

订货收货业务处理：

1）票货同时到达：本业务的特点是货与采购发票是同时到达的，因此根据发票就可知道商品具体价格，开具准确采购单办理入库。

2）估价入库：本业务的特点是货先到采购发票后到，但其中有一点要注意:发票在当月无法到达，不知道商品具体价格，票货的处理不在同一会计期间内， 无法开具准确采购单，所以财务上一般通过估价入库单，人为的给该商品估计一个单价。待下月收到发票时再开具红字的估价入库单，将原估价入库数和金额冲回按实际价重新入库。

3）退货：企业购进的商品在已付货款并验收入库后，发现商品的规格、品种、质量与合同不符，在征得供货单位同意后，可以做退货处理。办理退货时，应取得当地税务部门开具的进货退出证明单，送交销货方凭以开具红字专用发票作为扣减进项税额的凭证，并由业务部门填制“进货退出发货单”或红字的“收货单”作附件通知储运部门将商品发运给供货单位。财务部门应做相关账务处理。

采购结算业务处理：

1）货款两清：所采购商品入库的同时，支付了供货商货款

2）先货后款：企业采购商品时，根据与供应商签订的合同，货到后，财务未及时支付货款。

3）先款后货：当企业进行大批量采购时，根据与供应商签订的合同，先预付货款，财务支付货款后做账务处理，当货到后，填制采购单据办理入库手续，如果当月末收到发票，则在当月月末财务按估价入库做账，如果当月收到发票，财务首先根据发票确定应付款，由于提前预付过货款，在账务处理时通过往来核销中的预付冲应付核销该笔货款。

1.2 销售

1.2.1 销售基本流程

销售订货：企业根据客户的订货意向与之签订销售协议，即“销售订单”，它是反映由购销双方确认的客户对商品需求情况的单据，但不是必有单据。

销售出库：向客户销售商品办理出库手续时，仓库管理人员凭“销售单”办理商品出库。“销售单”是销售业务中最重要的一环，是确认商品销售的依据，也是财务部门收款、往来结算的依据。

销售结算：销售部门发出商品，并收到对方支付的货款后，财务部门核销该客户的往来账并为对方开具销售发票。

1.2.2 销售业务处理

企业销售的过程是伴随着物流（销售商品出库的过程) 和资金流（收入销货款)两个主线

订货发货业务处理：

1）票货同时发出，并且收到货款：收到客户的购货款，与发货与开具销售发票是同时的，这是销售业务处理中最简单的一种情况。

2）委托代销业务：委托代销是指委托方将商品提供给代理商，代理商可在双方协议规定的期限内销售此商品，并在销售后结算货款。代理商可以在规定的期限内将未销售出去的商品退回，在结算货款前商品的所有权属于委托方。

销售结算业务处理：

1）现款销售，即钱货两清：是销售商品最基本的一种情况。即售出商品的同时，收到销货款。

2）挂往来账，即先款后货或先货后款。

先货后款：当企业销售商品时，与客户约定了一个结算日期，在到期日通过收款单结算。对于在日常销售过程中赊销的商品出库，在填制销售单时形成的应收账款，以及与客户之间需要结算的其他应收款项，所有形成的应收账款都能通过收款单来进行结算。

先款后货：当企业进行大批量销售时，根据与客户签订的合同，先预收货款，财务收到货款后做账务处理，当向客户发出货后，填制销售单据办理出库手续，财务首先根据发票确定应收款，由于提前预收过货款，在账务处理时通过往来核销中的预收冲应收核销该笔货款。

1.3 库存

1.3.1 与采购销售的关系

存货核算指进销存过程的财务处理。具体包括:入库成本、出库成本、制作记账凭证。

1.3.2 库存业务处理

单据说明：

采购入库单：是采购商品验收入库时填制的单据，是体现采购及库存业务的重要单据。

销售出库单：是向客户销售商品办理出库手续时填制的单据，是确认商品销售的依据。

盘盈入库单：是企业库存盘点时，实物存数大于帐面存数，多出的商品入库时填制的单据。

盘亏出库单：是企业库存盘点时，实物存数小于帐面存数，短缺的商品办理出库时填制的单据。

其他入库单：用于处理除采购以外的商品入库。

其他出库单：用于处理其他非销售类型的出库。

产品入库单：是工业企业生产的产品入库时填制的入库单据。

材料出库单：是工业企业领用材料时填制的出库单据。

库存调拨：

根据用户销售的实际需要，可通过调拨单完成各仓库间商品的调拨业务，商品的调拨不影响该商品的成本。

库存盘点：

库存盘点是对账存数据和实际库存数据进行核对的重要工具，是保证企业账实相符的重要手段，企业的商品因为数量多、收发频繁，在实际管理时有可能因为计量误差、管理不善、自然损耗等原因而导致库存数量与账面数量不相符合。

为保证账实相符，企业可以通过库存盘点，及时了解现有库存商品是否发生毁损、丢失、积压等不正常现象，从而尽快堵塞管理漏洞，加大管理力度，以减少物资的浪费及损失，这也是企业仓库管理中必不可少的工作。定期通过对库存数据的盘点，账存数量和实际数量的比较，产生盘盈、盘亏单据等。

1.4 收付款

1.4.1 业务处理流程

• 销售收款单：销售收款单是向客户收取赊购货款或预收货款的单据。它可以处理企业销售应收款销售预收款、预收款退款等收款业务。
• 采购付款单：采购商品与供应商约定了一个结算日期，在到期日通过付款单结算。付款单按付款类型分为采购付款、预付款两种。
• 其他收款单：企业除了日常的销售业务产生的收入外，还会产生一些其他业务取得的收入。系统提供了收款结算、其他应收两种类型的其他收款单对这类收入进行处理。
• 其他付款单：其他付款单包括费用结算、其他应付两个单据类型，费用结算单用于一般费用直接现金支付或转账支付的业务，其他应付，主要是处理同供应商之间的其他费用比如运杂费装修费等需要付款或核销的业务，因此其他应付单据保存审核后可直接通过付款单参与后续付款核销流程。
• 核销单：由于企业与供应商、客户之间存在复杂的业务交易，会产生大量的往来款项，核销单就是用来解决企业往来业务款项转销的业务单据。核销单包括“预收冲应收”、“预付冲应付”、“应收冲应付”、“应收转应收”、“应付转应付”五种类型。

1.4.2 往来核销业务处理

预收冲应收：此功能用于客户已支付了全部或部分货款，并已记入预收账款，当发生实际销售业务时又产生了应收账款，这时可以在往来核销中将收到的预收款直接冲减应收款。此处的应收款项也包括其他应收。

预付冲应付：此功能用于向供应商已支付全部或部分货款，并已记入了预付账款。以后实际发生采购业务时则产生了应付账款，然后可以通过往来核销功能用预付款直接冲减应付款。此处的应付款项也包括其他应付。

应付转应付：当公司与两个供应商发生采购业务均产生应付账款，而这两个供应商之间也发生了往来业务，此时可以通过此功能将公司应付供应商甲的账款，转为向供应商乙支付。通常可以用来处理企业之间发生的三角债等经济往来事务。此处的应付款项不包括其他应付。

应收转应收：当公司与两个客户发生销售业务时产生应收账款，而这两个客户之间也发生了往来业务，此时可以通过此功能将公司应收客户甲的账款，转为向客户乙收取。通常可以用来处理企业之间发生的三角债等经济往来事务。此处的应收款项不包括其他应收。

应收冲应付：此功能用于某个往来单位与公司的业务关系具有双重身份时，它既是公司的客户又是供应商，可能会发生以下的业务，企业向该单位采购商品产生应付账款，企业又向该单位。

1.4.3 相关账务处理

• 应收账款：应收账款是指企业因销售商品、产品、提供劳务等，应向购货单位或接受劳务单位收取的款项。应收账款的入账价值包括销售货物或提供劳务的价款、增值税，以及代购货单位垫付的包装费、运杂费等。
• 预付账款：预付账款是指企业按照购货合同规定预付给供应单位的款项。预付账款应当按实际付出的金额入账。
• 其他应收款：其他应收款是指除应收票据、应收账款和预付账款等以外的其他各种应收、暂付款项。其他应收款应当按实际发生的金额入账。
• 应付票据：应付票据是指企业购买材料、商品和接受劳务供应等而开出、承兑的商业汇票，包括商业承兑汇票和银行承兑汇票。商业汇票尚未到期时，构成企业的一项负债，期末反映在资产负债表上的应付票据项目内。
• 应付账款：应付账款是指企业因购买材料、商品或接受劳务供应等应支付给供应单位的款项。应付账款一般应在与所购买物资的所有权相关的主要风险和报酬已经转移，或者所购买的劳务已经接受时确认。在购买物资或劳务时，如果形成的应付账款附有现金折扣，应付账款应按照发票上记载的扣除折扣前的应付款总额入账。因在折扣期间内付款而获得的现金折扣，冲减财务费用。
• 预付账款：预付账款是指企业按照购货合同规定预付给供应单位的款项。预付账款应当按实际付出的金额入账。

二、 产品分析

经过前面基础知识的学习，对常规的进存销业务知识有了一定了解，接下来选择七色米ERP、网上管家婆进存销经典版（小微企业版）作为学习对象（2022年2月版本），来查看基于业务考量如何进行系统设计。选择两家产品原因如下：

• 两家企业在该领域深耕已久，对市场、业务、客户的认知较为深入，且客户群体多为小型企业，之间可对比互看。
• 两款产品推出已久，经过了市场的验证与认可，此外面对中小企业的产品复杂度相对较低，能够较为直观的感受到进存销核心业务在产品上的体现。

2.1 产品定位

2.2 客户群体

2.3 产品架构

七色米：

网上管家婆：

2.4 产品功能

2.4.1 销售场景

功能与业务：

总结：

在进存销系统中销售、退货、换货是基本功能。七色米有网店预订、销售预订，线上营销推广等功能，管家婆有门店模式。

七色米侧重于线上店铺的销售场景，如自建店铺或者三方店铺，但在订单数据互通上有所欠缺，同时对采购和销售物品的物流信息跟踪不足，无法很好的感知运输进度。在销售上，支持多仓库商品生产一张订单。

管家婆适用范围较广，以基础功能为主，同时可满足有线下门店的业务需求，通过零售模式来进行出库、退货。销售上仅支持单一仓库发货生产订单。

2.4.2 采购场景

功能与业务：

总结：

采购进货、采购退货是基本功能。七色米支持进货预订、以销定购，管家婆支持采购换货，采购的智能管理。

根据产品功能分析，可以看出七色米客户群体以批发商较多，如进货预订、以销定购可满足批量的货物采购场景，对库存要求低，无较多库存压力。

管家婆客户群体以线下实体店铺、企业门店为主，会有较多的换货需求，同时需要根据市场需求来智能化补货、备货，有库存压力以提高市场应对能力。

2.4.3 仓储场景

功能与业务：

总结：

盘点、调拨、组装拆卸、其他出入库、库存预警是仓库的基本功能。七色米有借入借出，管家婆有报损、报溢记录。

根据销售和采购分析，初步判断七色米与管家婆的客户群体情况。

七色米的客户会出现库存不足，采购延迟的情况，此时可向供应商借一部分货物来应一时急需，需要借入、借出功能来支持。库存增加策略单一，比较契合小微企业的仓储流转需求，减少自身的存储、管理费用。

管家婆的客户对商品、库存成本有较高要求，因仓储压力会比较关注库存成本情况，通过盘点来记录报损还是报溢。

2.4.4 售后场景

功能与业务：

总结：

选择数码领域作为试用，因产品性质会有一定的安装、维修业务需求，故为基本功能。七色米只有简单的安装与维修，管家婆有一套完整的任务体系。

七色米客户规模小，考核标准与规范性要求较低，仅做简单的任务分配。

管家婆客户多为企业型，对员工有较高的考核、评判标准，需要完整的任务体系来支撑

2.5 亮点功能

总结：

七色米对小微客户的深耕，注定业务不会过于复杂，对细节的打磨多在于帮助使用者理解认知系统，快捷的开展业务。

管家婆除了小微客户外还支持中型客户，拓展性和灵活性较强，一些细节、亮点功能的设计需要着眼于较高复杂度的业务场景，系统初始默认小型企业所需基础功能，可通过“更多”开启中型企业业务所需功能，满足更多场景。

2.6 其他功能

客户管理：

七色米的客户管理体系不完整，有记录客户消费情况，但无法为后续的运营很好的衔接。管家婆的会员卡体系较为完整，除了对会员的消费记录，还可以赋予会员相关权益，进行促销活动，能实现运营闭环，提高客户的留存与二次转化。

打印设置：

七色米的的打印编辑功能齐全，但整体界面UI偏传统样式，使用者的学习成本较大，与产品的客户群体画像不太一致。管家婆的打印设置界面、功能布局就相对简介明了，能在较短时间内学会使用并输出所需打印格式。

交互UI：

• 有导入文件的地方必有进度条，给客户清晰的感知
• 批量操作按钮浮窗内嵌，缓解了布局压力
• 表格栏搜索方式，excel表格化筛选方式，遵循操作者使用习惯，提高了搜索的便捷
• 支持对单个页面的锁定、刷新，解决了误操中断业务或者整体刷新对页面影响问题
• 业务数据查询时一些条件默认全选，可确保页面有数据，当所需数据在前时可直接处理，减少了筛选数据的操作路径
• 有选择的地方基本必有新增，解决了使用者未事先维护基础资料，导致业务执行中断的情况