编辑导语：关于界面设计，在前两篇文章中，我们已经了解到了界面的概念，以及在界面中分类活动功能应该如何设计。今天，紧接着前两篇文章，作者又为我们分享了字典功能的设计方法，快来get新知识吧！

理解字典功能，首先要理解它是建立企业基础数据标准的手段，其次才是它对基础数据的记录和维护功能。构建企业信息系统过程中有两个重要的标准化工作：业务流程的标准化、基础数据的标准化。

其中：业务流程标准化是通过业务架构实现的，基础数据标准化是通过字典功能设计实现的。

字典在这里是“功能”的概念（不是数据库），通过设计字典功能，可以建立一套支持从数据标准、数据输入、数据维护等的体系。字典的主要作用有三个：建立基础数据、维护基础数据、支持在界面上数据的快速输入。

一、字典功能的概念

1. 字典功能的定义

• 字典：是保存企业基础数据的地方，如：材料编码、客户信息、员工信息等。
• 字典功能：是对企业基础数据进行维护的功能，维护工作包括对数据的输入、保存、查看和发布等操作。可以把字典功能看成是一个特殊的“活动”功能，但它只用来维护基础数据，字典功能具有以下的一些的特点（以下简称为：字典）。

1）粒度

对一个字典大小的划分原则如下：一个字典只用来维护一类基础数据；一个字典可由n个界面组成，用以帮助建立多层的基础数据分类。

2）功能

字典具有二个基本功能：数据输入、数据维护，其中：

• 数据输入：用于对基础数据的输入和保存，分类并建立层级关系等；
• 数据维护：对基础数据的维护包括：追加、变更（履历保留）、发布、定时启用等。

3）作用

它的主要作用有三个：建立基础数据、维护基础数据、支持快速输入基础数据。

• 建立数据标准：建立基数据的标准，包括：结构、分类、编号；
• 维护基础数据：维护工包括：使用规则、对数据的追加、变更、发布等；
• 支持快速输入：在活动功能的界面上设置下拉框，通过“数据选择”的方式进行数据的辅助输入，此法不但快捷、而且还可避免对重要基础数据的输入错误，这也是一种保障业务标准化的措施。

字典功能的设计，是设计师非常重要的工作之一，不但要积极地参与，而且需要他对企业数据的标准化、企业管理标准化有一定的知识和经验。

2. 字典功能的特殊性

由于字典功能与其余的三个业务功能（活动、看板和表单）有着密切的关联，同时又容易产生一些概念上的模糊，下面就将这4个功能之间做一些对比，理解它们的异同对业务功能的设计非常重要。

1 ) 字典功能与数据库的区别

字典功能：是一个业务处理的“功能”，是处理数据的工具，用来建立结构化的基础数据。

• 将数据资源进行标准化、结构化的梳理。
• 限制基础数据的使用范围。
• 帮助快速地输入过程数据等。

数据库：是一个存储电子数据的载体（是仓库，不是工具）。

用字典功能输入的数据被保存到了数据库，利用字典功能还可以对数据库的数据进行查询、调用、维护以及发布等。

注：关于字典库的称呼，它是字典功能和数据库功能合体的称呼，通常习惯于将记录企业基础数据的数据库称之为“字典库”，这个词的含义有两个：

1. 它是一个特殊的数据库，专门用来记录企业基础数据；
2. 它是由字典功能进行管理的数据库（可以增减、发布、查询等）。

2 ) 字典功能与活动功能的区别

• 活动功能：用于按照数据发生的顺序，记录过程数据；
• 字典功能：用于对字典数据库中的基础数据进行长期的、反复的维护；
• 最大区别：用活动功能输入的数据一旦确定就不能再改动（改动违法！）、而用字典功能输入的数据则必须按照要求进行不断地维护、改动（以适应需要）。

3 ) 字典功能与看板功能、表单功能的区别

字典功能产生了基础数据，基础数据为各类数据的抽提、统计、计算等提供了属性参数，在设计看板和表单时离不开这些属性参数，如：组织、产品、材料、客商、知识等。

• 组织字典：可按组织口径统计、分析不同部门、个人的产值、收入等情况等；
• 材料字典：可以按照材料类型统计、分析不同材料的库存量、市场价、消耗量等。

二、字典的设计

字典功能的设计可以从以下的4个方面进行：设计理念、数据选择、数据标准、数据维护。下面以图1“合同签订”中的“工程分类”的数据来源为例，说明如何设计字典，其中：合同签订=活动功能、工程分类=字典功能。

图1 合同签订（活动）与工程分类（字典）

1. 设计理念

字典是维护企业基础数据的功能，基础数据包括了企业中所有需要统一、保护的公用数据，所以字典的设计要注意：

1）标准化

要先从企业的管理、业务的标准化、工作效率提升等视角考虑它的功能、作用和价值。

2）主数据

其次，因为基础数据也是未来构成系统中主数据的核心，基础数据是所有数据分类中生命周期最长的，因此字典设计不但要考虑维护的方便性和输入的快捷性，而且还要思考如何能让基础数据适合维护方便和输入快捷，它是解决和避免发生信息孤岛的重要因素。

2. 数据选择

选择数据就要判断企业数据中哪些是属于基础数据的，判断的参考条件如下（不限于此）：

• 需要保护的核心数据，比如：组织机构、客商信息、市场价格、材料编码等；
• 企业知识库数据，全员要遵守，如：工艺功法、法律法规、质量标准等；
• 其它，如：反复使用数据、支持快速输入数据、以及分析统计的属性数据等。

合同签订内的“工程分类”字段，对企业来说是重要的基础数据，这个数据可以用来分析客户的来源、行业的范围、产品的类型、最佳销售产品等，如果不统一标准就难以得到正确的分析对比结果。

3. 数据标准

确定了字典的对象数据后，下一步要确定研究对象数据标准，标准包括了数据的分类、数据的结构、数据的编号等。

如图2所示，“工程分类”表中的数据分别来自于4个数据分类表，从分类表2～分类表5之间又具有分解的结构关系。从①～④的连续选择，可以找到需要的基础数据“高铁站”，从这个结构可以看出工程分类的基础数据具有5层分类。

图2 数据表关系图

4. 数据维护

基础数据不同于过程数据，需要经常的维护以做到与时俱进，基本功能有（不限于此）。

1 ) 数据的输入

确定记录数据采用的界面原型，从数据表的数量来看至少需要有5个原型，参见图2，1个为主表（表1）、4个为辅表（表2～表5）。

2 ) 数据的调整（=维护）

与活动功能在记录数据后就不能再改动的原则不同，在基础数据的生命周期内需要利用字典功能对其进行多次的调整，为了让引用不同时期基础数据的表单都可以如实地再现，字典不但要具有调整功能，而且必须保留完整的基础数据变更履历，再现时不能让调整后的基础数据影响历史表单的还原。

3 ) 数据的发布

很多的基础数据在不同时间段有不同的数值，所以字典功能还要具有数据发布的功能，比如：单价在1月1日～6月30日为1000元，从7月1日～12月31日为1050元。时间一到7月1日，字典界面打开时看到的是最新的单价数据。

另外，字典既然是企业保护基础数据的功能，所以对字典的使用必须有相应的企业管理规则、权限限制等。

三、应用设计

由于都是窗口形式的界面，所以字典的应用设计的内容请参考本系列第二篇“活动功能的设计”相关部分。

四、记录模板

字典设计结果的记录形式也采用“设计4件套”的模板，请参考本系列第二篇“活动功能的设计”相关部分。

本系列的下一篇：界面设计方法（4）：看板功能的设计

相关阅读：

《界面设计方法（1）：界面的概念与分类》

《界面设计方法（2）：活动功能的设计》

本文由 @李鸿君 原创发布于人人都是产品经理，未经许可，禁止转载

题图来自 Unsplash，基于 CC0 协议