编辑导语：曾几何时，在日常工作中，我们都还是用着在线文档，可如今到处都是用着在线文档链接传递信息以及协同办公。作者从产品经理视角，谈谈其使用在线文档产生的3个增益点，一起来看看。

曾几何时，我们工作中使用的还都是本地文档。日常中文档的传输，还都是群消息或邮件为载体；阅读者对文档的意见评论还都是群里叠消息或叠邮件；不断更新完善的各个文档版本号，也让信息对齐变得没那么容易。

但不知从何时开始，我周边同学工作中写word、excel，已经几乎不再使用本地文档，大部分都变为了各种在线文档。

在线文档，从文档本身属性上来讲，其实跟传统本地文档并无太大差别。唯一就是多了“在线”二字。

但就是因为“在线”这一属性，就一下子多了非常多的增益效果。这个增益基本类似于web1.0到web2.0的变化。

我也算是一个在线文档重度使用用户。日常除了ppt之外，word、excel基本上（除了绩效相关文档用本地）都使用的是企业微信在线文档，偶尔也会使用飞书文档。

接下来，我站在产品经理的视角，简单聊聊我发现的使用在线文档产生的3个增益点。

一、文档演示属性倒逼作者输出质量提高

大概一年前，公司在推广亚马逊的六页纸工作法。

何为亚马逊六页纸工作法？下方截图简单介绍下六页纸工作法的构成和实施步骤：

简单来说，六页纸重在阐述论证过程，而不是只关注结果呈现。

它要求文档作者要非常立体地阐述清楚文档所述主题的前因后果，包含数据、论证、分析等各个方面。

这个其实还不是最关键的，最关键的是六页纸实施步骤的1/2/3。

以往，汇报演示等场合，与会人员很多并不会提前阅读素材，会议上更是精力比较分散，很可能2个小时的会议，大家讨论不出个所以然。

而处于在线文档的方式下，你有没有提前阅读，有没有批注意见，所有人都一目了然，并且@关联你的地方，你不得不进行回执。

这个方式，“强制”把所有人都拉到以文档作者为核心的一个高效场域下。

你想，在这个状态下，作为文档的作者，你是不是必须在输出内容时，投入200%的精力和思考。不然，你又如何能面临这么多人的灵魂拷问。

我没记错的话，刚开始我在2个场景使用过，一个是公司OKR路演汇报，另一个是公司产品学习小组作业。

自己的亲身经历，我的那篇OKR路演文档，我花了至少4天时间。

在这个经历中，你根本无法回避任何过程态的东西，并且要求你必须有你高质量的思考。

到现在为止，我们团队里面已经习惯：

• 项目立项——在线文档；
• 团队周报——在线文档；
• OKR复盘规划——在线文档；
• 会议记录——在线文档；
• ……

以上是我日常工作中输出和用到的一小部分在线文档。我自己觉得在线文档，会倒逼我自己深度思考，输出更高质量内容，最终使得自己和团队协作效率都有很大的提升。

二、全局沟通激发团队共创完善内容

除了文档本身的编辑与呈现功能之外，在线文档最重要的特点，就是可以实现多人在线实时协同。

最典型的操作，就是共同编辑、发表评论与回复，还有可以直接@提醒相关人关注的功能。

而正是这个@和评论功能，实现了单人生产内容到多人团队共创的化学反应。

2021年7月，郑州大暴雨，一份《待救援人员信息》的在线文档悄然诞生，到最后演变成为了一份众人皆知的“救命文档”。

文档的创建者叫李睿，是一名河南姑娘，她和同校同学在朋友圈发布想为家乡做点事后，第一时间就有30多名同学一起参与起来，组成了一支志愿者队伍。大家用在线文档分工整理，志愿者被分在不同小组，线上组负责搜集信息、核实信息等。

后续，越来越多的人加入进来更新文档，帮忙传递这份爱心。

此文档最后累计更新270多个版本，高达250万次访问量，对灾情救援起到了不可磨灭的作用。

无独有偶，新冠疫情期间，很多疫区也都曾出现过类似的“救命文档”。

而这一切，如果没有文档的在线属性，是肯定无法实现的。

三、便捷触达、沉淀属性提升文档影响面

在线文档最后一个增益点，就是文档的影响面得到了很大的提升。

影响面提升，包含文档辐射的人数量增加，以及文档发挥作用存活时间的延长。

传统非在线文档，大概率只有在它产出的那段时间发挥作用。久而久之，人们找到它的难度会变大，而文档的更新得不到有效保障，慢慢就会变为不再受人依赖的历史版本。

本质上，非在线文档其实是一个信息孤岛。它只会躺在电脑本地文件夹里、群历史消息里、邮件附件里……

而这些地方，对于找到它来说，路径太不方便了。

接下来，我们来看下在线文档它的路径。

首先第一点，在线文档不仅是一个“文件”，还是一个“链接”。

一个链接，除了可以被收藏、被分享之外，更可以被另一个链接的文档轻易引用。

一个文档与多个链接建立联系，链接对应文档还可以继续再与更多链接建立联系，环环相套。

这样，在线文档就具备了更多激活的入口，对于想要访问它的人来说，便捷程度大大提升。

另外还有一点，文档的嵌套属性，让它天然具备了模块化的属性（既可独立、亦可被拼装引用），以及类似文件夹的层级导航属性。

所以，就会加深在线文档的内容沉淀属性，用户愿意用这样的方式，把体系的内容沉淀到一系列有关联关系的链接里面。

而一旦一堆在线文档变为了归档的知识或一个内容框架，那么就会有更多的人愿意收藏它、访问它。

而文档的被使用，又会使得文档作者和共创者，更有积极性保持文档的更新和维护。逐渐形成良好的正向循环。

综上，在线文档的便捷触发和内容沉淀属性，最终会提升文档的影响面。

上边截图中我提到的一些在线文档，经过不断的优化迭代，它们基本上已经变为我每日开展工作的框架和管理工具。

作者：减形简远，微信公众号：产品杂谈（life_pm）

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