“结算流程管理系统”建设实战分析
在一个企业中,各个部门生产效率通常不是完全一致的,发展速度也是参差不齐,大多公司会采取数字化转型,流程标准化来提升企业内部生产效率。本文讲述了业财一体化中,针对与B端合作方结算佣金服务费等结算流程标准线上化,介绍了其中的结算流程管理平台,一起来看一下吧。
随着企业不断发展,业务规模不断扩大,业务模式会越来越丰富多彩,在实际经营过程中业务普遍发展较快,系统的支撑会跑在业务的后面。随着矛盾越来越突出和生产经营提效的要求,企业普遍会采取两条腿走路,一方面在现有条件下尽量支持业务发展,另外一方面要全面梳理分析并升级迭代系统,实现数字化转型。
在一个企业中,各个部门生产效率通常不是完全一致的,发展速度也是参差不齐。当业务部门疯狂开疆破土的时候,后端的支持就显得尤为重要,尤其是职能部门的办公效率也要提升上来,否则就会限制业务的发展,甚至影响商务合作。
当前提升企业内部生产效率,大多公司采取数字化转型,流程标准化。
本文主要讲述业财一体化中针对与B端合作方结算佣金服务费等的结算流程标准线上化,介绍其中的结算流程管理平台,目标是实现财务结算链路管理,优化流程,减少人工,降本提效,缩短回款周期,提高资金利用率,推进财务凭证自动生成,会计电子化。
01 建设背景与思路
提高企业效率,推进数字化转型,主要从两个方向来解决:
其一是系统支持全业务场景,原来需要人工参与的复杂重复的操作,通过系统建设来代替,人工的重心更多是决策和审批;
其二是为职能部门提供线上运营工具,有力的支撑业务发展。因此将中后台系统打通可以有效的提高人工工作效率,且满足内部审计要求,在人员更迭时有据可查,保持业务连续性。
当前企业重点是推进业财一体化建设,主要包含账务系统、计费系统、清结算系统、资金调拨系统、开票系统、OA系统、费控系统、总账系统等支持全场景业务线上化。
在上述系统成熟的基础上,建立一个中台系统来打通孤岛系统,将其串联起来,形成全流程闭环,实现标准化产品线上自动结算。
当前企业面临的问题和针对性解法,从中也可以发现系统建设的思路。
02 流程架构
从流程图中可以看出,系统将实现以下几个方面的职能:
- 对账线上化:打通计费系统、对账平台自动构建计费订单和对账数据,解决人工跨系统取数复核问题。
- 审批线上化:系统定义对外输出结算数据,数据确认后,系统留痕一键发起审批流程,减少人工汇总邮件资料,编辑邮件内容;根据对账结果发起应收应付审批、调整OA流程,自动获取应收应付数据/协议/对账报告等,无需人工操作,数据更准确。
- 调账线上化:根据审批结果,将差异数据推送计费系统,生成调整结算单进行调账,无需人工介入,数据问题单据设置人工节点进行审核确认,保留记录。
- 开票线上化:打通应收账款开票申请,自动推送到开票平台,实现自主开票、红冲、作废;开票平台回传开票数据及快递单号,对于分多次开票的数据也进行关联管理,从而实现结算和开票的闭环。
- 付款线上化:应付账款付款申请,对接费控系统,发起付款流程,通过费控OCR识别上传发票,可对发票进行验真验重,减 少财务手工验真验重,提升审核效率。
- 核销线上化:对接调拨系统,实现应收账款和应付账款自动核销,异常场景支持出纳在结算平台进行数据勾兑,系统自动更新账龄数据;系统完整自动台账记录;系统提供全过程监控和预警,系统自动跟催超时节点。
要想实现以上全部职能,可以遵循以下的建设节奏和实施内容。
1)构建应收应付账款订单
结算流程平台对接计费系统,拉取计费订单,匹配对账报告。
根据结算规则提取结算数据,按照合作方-关联主体-结算费项-收款主体维度进行展示,同时在结算费项及因子级别上匹配对账报告,对账平台数据更新后及时通知结算流程管理平台。对账报告包含信息流和资金流双向对账,降低资金风险。
2)合作方确定结算金额和开票信息
将内部核对一致金额,输出合作方进行确认,若金额确定则上传开票信息申请结算;若金额有异议可以审批驳回进行沟通,支持上传附件进行辅助。
3)应收应付订单审批调账
基于计费系统订单和合作方确认金额,对应收应付金额进行调整,计费订单匹配对账报告,关联合作方确认金额和附件,经过业务领导、财务复核后将调账金额推送计费系统,自动调账,并同步计费数据到结算系统。调账完成后回盘,更新应收应付订单金额。
4)开票审批或付款审批
根据审批通过的应收和应付订单,与合作方沟通确定开票信息和付款信息,将订单进行汇总或拆分进行开票和付款审批。审批信息包含开票信息、合作主体信息、协议信息、账户信息、费用明细、审批意见等。
5)开票或付款
审批通过后,应收业务结算管理流程平台对接发票系统,通过发票系统的开票能力为应收单开具销项税发票,同时支持发票 红冲,作废等功能。
应付业务对接费控系统或资金管理系统, 发起付款流程,通过费控OCR识别上传发票,可对发票进行验真验重;涉及多路径付款的从资金项目管理系统获取路径信息,携带供财务审核,确定后由资金管理系统根据付款规则和路径进行支付,付款成功后自动生成财务凭证相关数据。
6)应收应付账款自动核销
应付账款通过对接调拨系统获取付款流水信息,匹配账单进行核销;应收账款通过调拨系统拉取收款流水进行匹配进行核销,需人工介入的订单由会计进行匹配核销。
7)全流程报表监控分析
针对应收流程、应付流程、付款流程、开票流程进行全流程分析,流程审批时间和审批节点进行时间统计和监控预警关联方进行操作;全流程线上化后可以实现应收应付整体拉通和准实时更新。
03 系统功能及原型
平台主要功能模块包含:
1)平台首页
主要呈现审批中的流程进度,审批节点预警;应收应付报表折线图,根据合作方付款和收款金额进行趋势图分析;逾期付款账龄分析预警,针对逾期付款或者收款业务进行分析和预警。
2)结算管理
可以选择计费订单发起应付流程或者发起应收流程;并追踪订单状态。
3)对账管理
生成信息流对账报告,从对账平台拉取对账结果,包含业务日期和对方关联方数据比对,支持按一定周期进行汇总。
生成资金流对账报告,资金流对账包含支付流水和业务数据对账,支付流水和银企直连总额对账。
4)发票管理
主要是发起开票申请,选择审批通过的订单进行开票,填写开票信息,添加附件,确认结算金额对应开票金额,以及发票数量和金额,提交OA进行审批
查询发票状态,开票金额,剩余开票金额,开票信息相关数据。
发票作废:选择开票的订单进行作废,选择作废原因进行重新开票或重新打印发票。
发票红冲:选择开票成功的订单进行红冲,确认发票信息或申请红字单号。
5)付款管理
筛选付款状态为待申请付款的订单,选择订单批次可以发起付款,选择需要携带的附件、对账报告、付款路径和账户信息,接口对接费控系统,上传发票支持电子发票和纸质发票影像件进行OCR识别。
流程审批通过即可对接调拨进行支付,并将付款结果进行回写结算流程平台,同时自动制证和记账对接财务专业系统,处理后生成财务报表。
6)出纳管理
- 结算单收款查询:通过合作方约定付款信息和标记,系统拉取收款流水与业务数据进行匹配进而核销应收账款。
- 先票后款收款确认:出纳根据开票信息匹配业务信息,校验收款资金,人工参与核销。
- 先款后票收款确认:出纳根据业务信息,校验收款资金,人工参与核销,适用于截留资金或合作方先打款后开票业务。
7)报表管理
对整个流程审批节点,审批用时进行精细分析,针对用时较长节点,结合业务场景和痛点分析,针对性输出提升方案。
根据计费规则和协议约定,针对应收应付账款生成清单,由结算周期明细进行汇总,形成按照一定时间维度得报表。
打通银企直连或者与银行进行数据交换,及时更新保证金余额,根据协议和项目开展进度,进行监控保证金,根据风控阈值进行转出或补足。
8)基础数据管理
合作方维护的数据包括合作方信息,账户等相关信息。
维护各类协议,包括合作方签署得B端合作协议、渠道税票信息、营业执照等;
维护计费费项、借贷关系和正负方向和财务得科目余额相关信息。
专栏作家
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