用产品化思维去思考办公软件，将会对办事效率大有助益。

办公软件作为职场普遍存在的“利器”，尤其关键。如果还停留在一些基础功能使用，或者没有形成一套套复用“模版”，就有些说不过去。

阅读指南

1. 受众人群：产品经理及其余职业岗位的初学者；

2. 阅读收获：

• 对5类常用的办公软件有初步认知；
• 掌握不同办公软件应对的常用场景，以及思考方式；
• 对建立基于自身的办公习惯和规范，有一定帮助。

一、办公软件 VS 产品化思维

使用办公软件前，尤其是常用的几个如“Word”、“Excel”、“PPT”，都需要思考主题、对象、价值、内容等方向，这几个方向本质上同属于产品化的思维，即定位、用户群、需求、功能。

• 主题 VS 定位：它的主旨是什么，就确定了接下来的输出是什么；好比一个产品，初始确定了定位，就确定了产品后续的方向。
• 对象 VS 用户群：我们在做办公方面的输出时，都会有接收方，那么在交付的时候，就需要了解对方的职责、习惯等，从而在一定了解的情况下输出高质量的交付物；同样道理，产品也是，需要对用户了解，知道他们的画像属性，从而有针对性服务。
• 价值 VS 需求：在做这样的输出物时，是需要强调对对方有帮助，有作用的；任何简单按照自己的思维去产出，大多反响寥寥；也就是说，我的产品是满足用户本质需求的，能够服务匹配上的。
• 内容 VS 功能：输出物的具体内容，同样好比产品功能，每个内容都对不同的人产生帮助，受众可以从中获取价值信息。

一般情况下，常用的办公软件为三大神器“Word”、“Excel”、“PPT”，除此之外还包括邮件、OA系统等。

接下来，将整体介绍一下这5类，到底如何通过产品化思维去加以利用。

二、Word文档

使用文档的应用场景，主要是2类，一是输出PRD文档，二是输出方案书或计划书。

但不管是哪一类，都需要具备基本的行文规范以及必备的结构信息。

2.1 受众定位

在编写文档之前，除了明确主题外，首先需要确认这个文档是给哪些人看。因为确定目标群体，才能明确自己需要输出的主要内容，他们需要了解哪些方面的信息。

比如，假设需要输出某需求的PRD文档（主题），那么对于设计同学，就需要知道原型、交互信息；如果是开发同事，就需要了解流程、功能定义、业务逻辑等。

又或者是宣发一个通知信息，就需要明确知道这则信息的人都是什么人，他们需要知道什么内容，有什么前后变化，是否需要反馈等。

2.2 内容结构

不同应用场景，有不同的内容结构，目前Word文档常接触的场景主要有3类，分别是PRD需求文档，计划书，以及公文通知。其中第3种相对应用较少，但可以了解一下。

1）PRD需求文档

作为一名产品经理，Word文档是输出PRD文档的一种常用方法。由于已经有很多文章详细介绍如何使用Word文档撰写PRD文档，这里仅介绍主体结构。

1. 第一部分：封面、修改记录、目录
2. 第二部分：正文，包含需求背景、需求内容；其中需求内容需要说明需求定义、原型交互、业务逻辑等关键信息。
3. 第三部分：非功能性需求，包含测试需求、数据需求等方面。

2）方案书（计划书）

一般这种类型的读者，都是领导、客户、合作伙伴等，所以这类文档，最核心的是“我是谁”、“我有什么作用”、“我能够给你带来什么价值”以及“未来我可以成长什么”。

2.3 公文通知

这种文档大多属于告知型，即“这是一件什么事，现在告诉你是什么情况，你需要关注什么信息”即可。而这块属于专门的行政公文，大部分岗位大多为读者，关注即可。

2.4 注意事项

对于此类的软件，需要熟悉基本的规范，比如标题格式、目录制作、页眉页脚，段落结构，以及一些基本的排版，都是必须掌握的。毕竟好的布局，阅读起来会比较舒服。

三、Excel表格

Excel是所有办公软件中十分常用的一种，应用的场景很多，具体有4类：需求管理、版本管理、数据分析、工作管理。一定程度上，Excel满足大部分的需求场景，适应面比较广。

3.1 需求管理

在需求管理过程中，Excel使用十分普遍，但主要在于2种，一种是需求池管理，另一种是需求内容管理。

1）需求池管理

由于Excel是表格化管理，所以十分适用于需求池这个“字段”较多的情况。而且Excel有明显的条理性，在较多的需求项中，进行有效的排序、筛选等。

2）需求内容管理

① PRD文档

众所周知，Axure和Word常用输出PRD文档的工具，但其实Excel也可以进行这方面的输出。行业已经有不少这样的干货，完整的Excel文档输出，建议可以看下，这里不多说。

② 需求提单

一般情况下，小需求是不需要进行大篇幅的PRD文档撰写，输出一个提单表格即可，这样内容直观清晰，又不会显得很散乱。当然，这样的需求清单同样适合不同的对接同事，包括设计、开发或者测试等。

3.2 版本管理

Excel因为是横纵轴显示，符合一个时间轴的展示概念，所以在做版本管理方面，也是比较合适的一个工具（当然更多使用婵道）。

3.3 数据分析

由于很多平台导出的数据大多以Excel结构呈现，所以就不可避免需要用到Excel进行数据处理。

那么这里的处理方式有两种，一种是进行数据分析，另一种是数据可视化。

1）数据分析

在Excel当中存在较多数据公式和函数，除要求很高、处理数据量大的数据分析外，Excel是基本满足了大部分的数据分析需求。那么，在使用Excel过程中，涉及几个方面的数据函数方式：

• 文本类型：Left、Right、mid、len、lenb、find等；
• 求和类型：sum、sumif、sumifs、subtotal、sumproduct等；
• 计算类型：count、countif、sumproduct等；
• 查找类型：vlookup、match、index、offset等。

2）数据可视化

做完数据分析，如果需要share，那么就使用可视化图表去关键信息，这才是一个合理的闭环数据分析操作。

那么什么样的数据结果，展示什么样的合适图表呢？这里可以参考麦肯锡的《用图表说话》，这是十分基础但有常用的图表展示规则。

3.4 效率管理

表格化管理，因为条理清晰，所以在一些分工协作、工作管理等方面，Excel有明显的优势。

例如工作管理：

 四、PPT软件

做PPT一般应对“项目汇报型、产品介绍型、培训分享型、分析报告型”等4大场景，每种场景都有不同的风格、结构和规范。所以，在输出PPT前，先确认这个属性以及阅读人群，并明确目的才去进行策划输出。

另外，值得注意的是，不同场景下，PPT的调性和规范都是不尽相同的。

4.1 项目汇报型

通常项目汇报都有一个大致的汇报思路，且由于对象多数为上级领导，所以整体结构是：项目基本介绍-项目的价值-现阶段的成就-未来计划。

除此之外，根据目的还可以3种：伸手要资源、定期汇报以及项目请示。不同目的需求，在PPT叙述中有不同的先后顺序以及侧重点。

1）要资源

这个说白了其实就是说，我现在人力不够，或者资金不足。那么凭什么领导，看了你这个汇报就给你划拨资源呢？所以，在制作汇报PPT时，可以稍微侧重项目的优势，能给公司、领导带来什么价值，而且是比较match的。

• 项目介绍&成就：这里主要介绍项目，以及目前取得的成就。
• 项目计划（愿景）&目标：这里则主要分2部分介绍，一是目前市场上的情况，以及机会。二是项目团队打算怎么做，制定了什么计划，期望取得什么样的突破。
• 问题&支持：前面说了那么多，到了这里就是自己的真正目的，我要完成上面的目标，现在哪里有不足的地方，需要公司和领导给予某方面的支持（1、2、3点等等）。
• 总结：最后，大概就是对以上内容的一些关键内容进行总结。

2）定期汇报

一般情况下，项目都会定期给上层汇报情况，比如双周、每个月等等。所以这种类型的汇报在主题、对象都是比较固定，基本就是汇报目标的过程及里程碑等。

同时，因为项目在推进过程中，总会时不时遇到一些不可控的情况，这个时候就需要及时反馈风险。

• 项目介绍&目标总览；
• 各个目标的进度：主要为完成度，取得什么样的效果；
• 风险反馈：每个目标达成过程是否有风险阻塞事情，具体是什么情况，并提供建议方案（至少2个以上）；
• 总结。

3）项目请示

项目总会遇到具体执行人一些无法决定的事，这个时候就需要请示上层去做决定。

但正如所有人都知道，永远只能让老板做选择题，而不是问答题。所以我们在表达这个目的的时候，建议思考充足的方案，去让领导进行决策。另

外，在跟领导汇报这样目的时，建议采用金字塔结构模式，即结论-方案内容-问题背景-再次请示去梳理。

• 当前问题&目的：在汇报初始，就需要大致说明问题，以及说明我这次汇报的目的（即结论），需要领导针对这个问题去做决策；这样做的目的，就是告知领导，需要他来给我针对这样的问题进行决策。
• 方案内容：前面已经说了主旨，接下来就是要说我有什么样的方案，这时候就需要抛出多个方案，方案包括怎么做、优缺点等；在这里建议2-3个最优方案即可，太多会导致思考决策成本更大。
• 问题背景：这部分主要是更多地去说明项目当前遇到的问题，以及这个问题的背景是什么；这部分放在最后说，主要是让领导了解前恩后果，提供决策的判断依据。
• 请示决策：到了最后，该说的已经说完了，可以让领导基于以上的汇报内容，再次让他针对方案进行决策，或者听他有什么建议。

4.2 产品介绍型

很多时候，产品经理不管是B端和C端，都需要给内部或外部去介绍产品，好让别人知道我是干嘛的，我能给你带来什么价值。主要对象可能有领导、客户、合作伙伴、媒体、公司同事、用户等。

• 基本信息：这里主要说产品的一些基础信息，包括产品名称、定位、历史发展等，让受众对产品有一定的认知。
• 现状&价值介绍：这部分主要介绍目标市场的现状痛点，以及产品的价值；简单来说，通过现在的问题去说明这个产品有什么优势，有什么资源，可以解决什么问题，并提供了什么价值；对B端用户就是赋能，提供企业者的效益；对C端用户可能就是生活的某些方面提供便利。
• 核心功能&案例介绍：这部分主要抽取产品的一些核心功能，重点介绍这些功能是干嘛的，怎么用的，能提供什么帮助；并通过案例加深受众对这个场景的认知。
• 未来规划：说明上面我们已经做到的地方，这里可以大概说说产品未来发展的前景，可以做到什么程度，取得什么样的突破，从而为大家提供更优质的服务；往小里说，就是画饼，往大里说就是愿景。

4.3 培训分享

日常的经历很多时候都可以总结成经验，通过分享来帮助别人提升。

不管是产品经理，还是其他岗位，平常都会不可避免给别人进行一些培训分享。培训的核心目的，是传递一些知识，来提升受众的认知，期望他人在工作、性格等方面都能够有所收益。

所以，在输出的时候首先需要知道受众是哪些人，他们对哪些方面的认知是不足的，并针对且确定培训的“主题”。

同时，由于培训很多时候属于相对轻松的环境下，所以PPT制作可以稍微“活泼”一些，减少大家的压力环境。

• 明确主题&对象：这属于第一步也是最重要的一步，因为明确主题和对象，是此次分享的最终目的，明确方向才好进行后面的梳理。
• 说明现状&问题：在明确的主题范围下，掌握受众目前遇到的一些问题，并结合自身了解的情况，去整理大家常遇到的或者未来会遇到的现象，这样才能对症下药。
• 阐述方法&案例：基于自身的经验，针对以上的现状和问题，提出某些见解，并通过举例来加深认知。
• 总结：这部分同样是对整个培训主题下的经验总结，提出一些全局性的原则，梳理一定的方法论体系。

4.4 分析报告

这类报告的核心是发现问题和解决问题，所以针对此类的PPT，需要着重问题的现状，有什么正、负面影响，基于这些制定什么样的方法和执行计划，最终在与会达成共识。

• 主题：明确此次分析的方向
• 现状&问题：针对主题通过定量、定性等方法了解现状，并总结问题的正、负影响。
• 建议&效益：针对以上的情况，制定方案及执行计划，同时需说明方案优缺点，优点如何保持，缺点如何解决。同时针对这些建议，可以带来什么价值效益。
• 总结：阐述此次分析的主题和关键观点，并确认最终结果。

4.5 小结

PPT在阐述时，是比较有结构化的，所以建议在输出前使用思维脑图，梳理核心要点，以及整体的结构。

五、邮件

在一些公司里，都会使用到邮箱作为办公工具，甚至可能是最重要的沟通工具，像Outlook，QQ邮箱等。

使用邮箱的场景，一般是基于几种：咨询问题、汇报请示、信息通知。

5.1 咨询问题

这类邮件，主要需求方对一些业务有疑问，需要进行澄清，通过电话沟通不一定能解析清楚，以及口述不便于反馈整理。那么应对这样的场景，发一封邮件就十分恰当。另外，使用金字塔结构进行询问是十分合适的。

• 抛出主题：正文的第一句话，就是说明我是来干嘛，这样好让收件人知道你的核心动机。
• 介绍背景：说完动机，接下来说这个事的背景，也可以理解为需求，我为什么要了解这方面的信息，是因为我最近在做什么事，又或者有哪方面的需求需要了解。
• 反馈问题：针对以上的内容，发件人就需要罗列哪些问题点，到底是哪些问题，并通过一一罗列，这样回答会更有条理性。
• 期望解答：回到最终目的，就是希望收件人能针对以上的问题进行回复，这里更多的是起到一种结尾的方式。

5.2 汇报请示

邮件通常也是汇报请示的一种方式，性质和PPT中的“项目请示”一样，只是输出的工具不同，但内容和目的是一致的。

因为对象是领导，所以在输出时最好简单直接、观点清晰，目的明确，减少老板的阅读和思考成本，并注意避免太多不确定性的信息。

所以整体的结构仍是“目的&结论”、“问题&方案”、“事情背景”、“请示决策”。

5.3 信息通知

此类场景只要为向多方同步信息作用，比如项目进度、公告、会议纪要等。这样的邮件，大多不需要回复，仅为了解当前事宜的一些相关情况。

• 主题：首先，需对收件人告知此次信息的主题是什么。
• 具体内容：罗列这件事的具体情况，建议分点梳理，这样对于接收者而言阅读起来比较清晰。
• 结论：大致总结上面的情况是什么样，并说明后续计划，让大家了解接下来会怎么样做。

六、OA系统

各公司都会基于公司的日常沟通，使用OA办公系统，既帮助公司业务效率提升，又能便于同事之间的交流。

除一些大公司自研OA系统外，大多数企业都使用企业微信、钉钉、TIM这些产品，但不管哪种，本质上都是业务沟通和办公的有效工具。

所以，基于以上的场景，职场人士应该熟悉自身日常与公司相紧密的业务，一定程度上提升自身的效率，例如通过企业微信“工作台”快速使用汇报、文件存储等。

另外，能够通过“消息”快速与公司的任何一个人打交道，又或者针对某一细节问题，通过建群去异步沟通解决，在效率上并行处理也不耽误太多时间。

七、总结

1. 工作当中不可避免都使用这5类办公软件，善加利用可以提升工作效率和质量；最好是能够针对常用场景形成模版，可以快速复用，从而最终达到方法论。
2. 每个人的业务侧重点不同，可以根据自身的业务优先级，多锻炼侧重的地方；另外除非业务要求特别强以及兴趣，能够胜任大部分的业务即可，不需要太过钻研。
3. 任何的办公场景，可以参尝试用产品化的思维，从定位、需求、功能等方面换位思考；比如先了解“对象是谁”，其次是“我的需求和主题是什么”，然后采用“合适的方式和内容”；简言之，就是人、主题、方式及内容结构。
4. 多采用金字塔结构进行思考表达，能起到一定的引导性。

作者：A.D，世界TOP50强公司产品一枚；公众号：吾某

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