在初创公司，从团队组建几个人开始，到人员越来越多，我经历了从口头沟通开始，到使用研发管理工具（本文主要是指类似于日报系统这样的系统）却发现推行起来并不那么顺利的过程。我作为这类工具的使用者也想表达下对推行研发管理工具的一些看法，可能有点班门弄斧，但是还是想总结下自己的这些经历，希望能帮助遇到同样问题的团队找到问题的症结所在。

1、工作任务分配不及时

工作分配不及时，一般有两种情况：一是临时任务随时到来，一个是任务被口头传达。第一点如果每次都是临时性任务，会让员工感觉工作没规划性；第二点任务被口头传达，工作已经开始做了，才想到记录到管理工具上。一旦发生这样的情况对于研发管理软件的使用效果大打折扣，而且出现几次这种情况后员工就觉得不去看任务板也可以，反正上边写的内容和手里干的活也没什么关系。

工作分配应该是按照阶段性的分配，能让员工感觉到阶段性的胜利感。笔者所在的团队是敏捷开发（人员数8个 ，是实践敏捷最佳的团队人数范围）的实践者，我们一般是按月发布任务板内容，一般在迭代启动会上会将所有的任务进行说明，强调中间的关键时间节点，这样做的好处就在于，一个是团队内部彼此知道对方在做什么，在关键时间点上交付产物的准确度就会更高。而且每月的交付结果都会让笔者觉得有成就感，因为是有阶段性成果的。

2、工作分配没有预估时间

管理者的主要职责就是估算，估算时间、成本、人力等，这也是管理者与普通员工的主要区别。如果作为管理者却每次都问你：“你觉得这个活需要干几天？”我相信每个员工第一次都会实在的估算，第二次都会按照1.2~1.5倍的时间估算，因为活干起来并没有那么顺利……长此以往下去，团队整体的效率一定会越来越低。

时间预估是给员工一个明确的期望值，做这个工作也会心里比较有底，一旦建立起来这种机制，你会发现你的团队是良性循环的，如果他认为自己无法按时完成，他可以提出来，并提出为什么不能按时完成的考虑，这将有助于你的时间预估趋于准确；如果时间比他自己预估的时间要多，他可能会提出来，但基于惰性更可能不提出来，不过，没关系，因为你有deadline，所以他也不会清闲几天。所以结果就是分配下去的工作会变得越来越能在该提交的时候提交。

3、不要总更换研发管理软件

现在开源的的管理软件很多，一般会基于过往的经验选择一个软件，但是笔者所在的团队却遇到这样的情况，因为团队主要的成员以前用的工作经历中都用的是公司内部系统，但对于初创公司受限于成本要选择一些开源的软件，用过禅道、jira、teambition，这些软件是很好的软件，但是在我们团队中却没成功，因为一旦有一些功能上的问题，领导就说换一个吧……最终大家已经对这类软件失去了使用的信心。

其实选定一个软件之前要做研究，这个软件怎么用，能满足我们的需要吗，做好了这些研究，那么定下来使用哪个。一旦确定下来，就不要去随意更换了，频繁的更换只能一步步挑战团队成员的忍耐力。

作为领导有一个很重要的特质，就是“以身作则”。使用研发管理工具这件事也是一样，得带头使用，得坚持使用，还得经常提醒使用，才能有助于去执行。不能因为遇到一些阻力就妥协，放弃，或者是你本身就不使用这个东西。

4、作为领导者不关注任务的数据

所谓的领导对于研发管理工具的使用也并不是要求领导也去填写日报（当然填了可能会更好），而是说你要相信研发管理工具反馈给你的数据，工作强度，工作计划，工作结果的统计等，如果你不关心这些数据，只是凭自己看到的结果物，那你可能错过了在过程中纠正问题的机会。

但假如你关注这些数据， 可能会在会议上反复提到，也会从数据中发现一些进度上的问题，譬如每次延期都是为什么等，那么因为你的关注团队的人员就会去使用，而且也能及时地去纠正偏离工作主线的任务。

结论

当然上述问题的发生可能是相互影响，交织在一起出现的，但发生了就请保持绝对的警惕，可能会导致团队出现更多的连带问题。

研发管理工具的使用问题看似小，但却会衍生出更多严重的问题，工具的使用本就是帮助团队更好地协作，但不能推行反反复复不只是浪费了时间也会产生严重的沟通问题。

很多人可能认为互联网时代创业能不能成功取决于你的想法、你的创意、你的融资和你的速度，但我认为沟通问题是组建团队之后能否成功的最关键的因素。你的创意和想法能不能被完好地执行，能不能最终落地，能不能更快地面向市场都得靠良好的沟通帮你来协作。

所以选择好一款研发管理软件，然后别犹豫，别迟疑，去执行，终会如同在你拥抱成功的路上加了些有用的路标一样，帮助你直到终点！

作者：范范，从事智慧消防方面的产品设计，咨询转产品，一切关注都在需求。

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