高效的会议管理和访客管理系统是提升企业运营效率和形象的关键工具。本文将深入探讨这两个系统的功能与业务流程，帮助读者理解如何通过数字化手段优化内部协调与外部接待。

这是OA系统功能拆解系列的第五篇，总计需要拆解7大功能：

1. 办公用品管理：对办公用品的采购、入库、领用、归还等环节进行全面管控
2. 固定资产盘点：实现对固定资产的登记、盘点、折旧计算等功能
3. 车辆管理：包括车辆的基本信息登记、维修申请、用车申请、保养申请、保险申请等
4. 法务管理：处理企业的合同审批、法律事务咨询、纠纷处理等工作
5. 会议管理：负责会议的安排、通知、记录等工作
6. 访客管理：对访客的预约、登记、接待等进行管理
7. 应收应付：管理企业与客户、供应商之间的账款往来，包括发票管理、收款申请、付款申请等

之前的四篇内容我们详细拆解了【办公用品管理】和【固定资产盘点】、【车辆管理】、【法务管理】功能，详见：

• 数字化办公OA系统是如何运作的——办公物品领用功能拆解！
• OA（数字化办公系统）是如何运作的——固定资产盘点功能拆解！
• OA（数字化办公系统）是如何运作的——车辆管理功能拆解！
• OA（数字化办公系统）是如何运作的——法务管理功能拆解！

这篇我们拆解【会议管理】和【访客管理】这两个功能模块、业务流程和逻辑，这两块儿都是比较小的业务模块，所以放在一起说。

注：下方所用示例工具>>简道云行政OA管理系统（可自定义修改）

会议管理，顾名思义，就是对企业或组织内部各种会议的组织、安排、协调和控制的过程。它涵盖了从会议的规划——筹备——通知——场地安排——资料准备，到会议期间的进程控制——记录，以及会议结束后的跟进和评估等一系列工作。

而访客管理，则是对进入企业或组织场所的访客进行登记、审核、引导和监督的管理流程。包括：

• 访客的预约
• 身份信息登记
• 访问目的确认
• 接待安排
• 以及在访问期间的活动范围限制和离开时的注销登记等

01 业务流程和架构

会议管理的业务流程图如下：

而访客管理的主要业务模块就两部分：

02 功能点详解

1. 会议管理系统的主要功能

会议管理系统通常具有以下功能：

1）会议安排与预订

可以根据会议室的可用性、参会人员的日程安排，快速预订合适的会议时间和场地。

且会议预约之后，系统会通过智能助手自动同步预约记录和会议室占用情况，防止会议室预约撞档：

2）参会人员管理

方便添加、删除参会人员，并能自动发送会议通知和提醒，包括邮件、短信等方式。

3）会议议程管理

能够创建、编辑和发布会议议程，让参会人员提前了解会议内容和流程。

4）会议资料共享

这其实算是一个协作类的功能，可以上传、下载和在线查看与会议相关的文档、演示文稿等资料。

5）会议记录与纪要

提供记录会议内容的功能，方便生成会议纪要，并能跟踪纪要中决策的执行情况。（这个功能很重要！）

并且最好是将”待办事项“和”会议纪要“关联起来，这样就可以实现：只要生成会议纪要就会自动生成相关与会人员的待办事项，有助于及时监督代办的完成。

6）统计与分析

最后就是任何一个数字化系统都应该具备的能力：数据的分析与统计，以会议管理为例，对会议的数量、时长、参与度等数据进行统计和分析，为优化会议管理提供依据。

2. 访客管理系统的主要功能

对于访客管理系统来说，通常有以下功能基本上就够用了：

1）访客预约和登记管理

访客可以提前在线填写预约信息，包括个人信息、访问时间、访问目的、受访人员等，现场快速登记访客信息，包括姓名、联系方式、携带物品等。

注意：这里必须要做到内部外部访客都可以访问这个预约表单，即开放外部人员填写表单的权限

最好是做成一个带流程的信息收集表，这样可以根据我们企业的需求进行审批，比如预约拜访参观是需要相关领导审核的，而临时的访客进入则只需要安保审核即可。

2）身份验证

支持多种身份验证方式，如身份证扫描、人脸识别等，确保访客身份的真实性。（这个也是根据需要设计，并不是所有的访客登记都需要这么严格）

3）通知与提醒

自动向受访人员发送访客预约通知，向访客发送确认和提醒信息。

4）发放访客凭证

有需要的话，可以设置模板自动生成并打印访客证、二维码或发放电子凭证，方便识别和管理。

5）实时监控与数据统计

实时掌握访客的在访状态和行踪， 对访客数据进行统计分析，生成各类报表，如访客流量、访问频率等。

也可以与企业自身的门禁系统继承，实现与企业或机构的门禁系统无缝对接，自动控制访客的通行权限。

总的来说，会议管理和访客管理虽然看着是很不起眼的一个模块，但他们在企业或组织的日常运营里还是很重要的！

一个好的会议管理能让各种会议安排得明明白白，不浪费大家的时间和精力，让大家沟通起来顺顺溜溜，做决策也能又快又准。

而出色的访客管理既能把安全这道 关把得牢牢的，又能让访客感觉方便又舒服，让企业的形象蹭蹭涨。

如今是个啥都讲数字化、信息化的时代，好好用上这些现代化的管理工具和技术，把会议管理和访客管理做得越来越好。这样一来，企业或组织就能在竞争里也能更有优势！