运营技能分享:项目统筹,如何与协同方有效沟通(五)
在团队中,保持“有效沟通”十分重要。沟通大家容易理解,“有效”的定义是什么?这篇文章,我们来看看作者的解读。
说到沟通,当下市场上不乏优秀的课程,无论是语言的表达艺术,还是沟通的层次与技巧,都可以找到优秀的案例可学习。所以这次聊“与协同方有效沟通”这个话题,我想把重心放在“有效”二字。
“有效”,如果从运营人的视角来看,就是看投产比,我怎么用最少的沟通成本,达到我期望的沟通结果。那怎么才能做到有效呢?
还是老规矩,我们可以用案例来解析说明。
案例背景:公司推出一款to B的新产品,需要推广人员在产品灰度期间,驻点试点单位,跑通产品在全流程中的自然转化链路,并沉淀可规模化推广的有效策略。参与此次产品设计、开发与推广的相关方有:产品经理(产品方案输出)、UI交互(页面和交互设计)、研发同学(开发)、运营同学(推广方案输出)、视觉设计(线下物料设计)。
我们首先假设总目标:产品在试点的一周内,注册建档用户量,达到试点单位实际档案量的50%.
然后假设试点目标差距:试点一周后,产品注册建档用户占单位实际档案量的10%,目标差距40个百分点,达成进度20%.
该次驻点试点的结论:产品首次试点失败,需要对本次试点进行全方位复盘,定位失败根因,并给到针对性的解决方案。
如果你是运营同学,同时作为本次产品驻点试点推广的统筹者,你会如何和各方进行有效沟通,以解决当下的问题?
先说一说,常见的一些沟通无效导致的问题:
1、开大会,时间长,会议结束无法得出任何结论。相关方都参加了会议,也不断的输出一些问题和过程中的感受,但是大家都不给解决方案,导致会议收集了一堆主观问题和牢骚,依然不知道会后该怎么推动改善现状;
2、甩锅大会,激化矛盾,内忧外患。大家参会只有一个目的,人均抛出一个属于自己的“无责理由”。不直面问题,只规避责任。对外的解决方案看不着摸不到,内部已经是剑拔弩张。
3、不表态,积极争当透明人。人在会上,不发表任何建议和观点,不输出任何解决思路,主打一个“透明化”参会。
那我们再看看,导致这些“无效沟通”现象的原因是什么呢?
秉承着大家常说的“对事不对人”的原则,我把核心原因定位于【目标不清晰】。
当然,你可能会有疑问,前面的项目目标充分满足SMART原则,何来的“目标不清晰”一说。这次我们既然聊的是“有效沟通”,那我们当然也需要对“有效沟通”制定清晰可衡量的目标。
以上述背景为例,作为项目的统筹者,如何才能让沟通目标更加清晰呢?
第一步,你需要充分梳理清楚,各方参与到这个项目的角色定位、职责边界与拆解目标。
比如,我们来初抛一个乞丐版的角色职责分工与对应目标。
运营推广:项目总目标,即注册建档用户占单位实际档案总数的50%.
视觉设计:线下物料扫码率达到Z%
UI交互:扫码到注册建档的转化率达到Y%
产品:产品上线后,核心功能使用率X%,或者某模块用户留存达到X%
研发:产品无bug,用户全链路使用顺畅无中断
第二步,我们自己得清楚,以上的拆解目标,并非从考核的角度去和各方沟通共识,而是从一个交付品的“健康值”设定的考虑,来和各方沟通共识。这些拆解指标只是为了帮助我们定位,要达成总目标,各环节我们应该要做成什么样,明确执行阶段,各环节应该达到的标准。充分共识后,我们就可以开始给“项目执行”做体检。
第三步,拆解分析,目前哪个环节的实际达成,距离“健康值”差距最大。“不健康”的部分有多少,然后再逐层分析,是“健康值”制定过高?还是对应的交付品可以优化改善?
第四步,初步定位关键差距的问题点,并基于各个问题点,分别和各方,有一个前置性的沟通,确认问题点定位无误,再初抛改善方案建议,同事请相关方责任人同步构思改善方案。
第五步,邀约各方参会,并明确会议目标和议程———针对问题,参会者各司其职,发挥所长,共同敲定下一步改善方案(提醒:一定不要就问题去追责,当下的目标是寻求更好的解决方案,而非寻找责任方!)。
需要注意的是,邀约各方参会这一步很重要,尽可能将整个分析过程形成文档,随着会议日程,一并同步给各方,便于大家充分理解会议目的和流程,前置性准备参会所需的资料,提高会议效率。
第六步,主持会议。该环节,统筹者作为主持人,具体细节就只能具体情况具体分析。但是,确保会议“共创共担”的调性尤为重要。
第七步,及时反馈效果。其实这一步已经是沟通之后的动作了,为什么要加上这一步呢?因为让参会者以及重要方案提出者,看到自己贡献的方案达到什么效果,尤其是正向效果,是一件极具成就感的事情。作为统筹者,发现问题并暴露问题很重要,但是对项目成员给予正向反馈也很重要。这也可以下一次有效沟通奠定基础。
以上,基于常见的项目执行类常见沟通问题,给到一些小小的思考分享。期待大家一起分享交流、共同进步。
作者:平平无奇小运营,公众号:有一个小仙女
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