如何用钉钉开一场高质量会议?
日本的一项研究公式揭示了会议成本的惊人真相,而超过半数的会议时间被浪费的现象,更是让企业面临效率的挑战。本文将探讨如何利用钉钉平台,通过全链路的解决方案,从会前准备到会后执行,提升会议的质量和效率,让每一次讨论都转化为企业前进的动力。
✦会议是企业中最昂贵的商业活动
会议是企业管理和决策的重要工具。在企业经营过程中,无论是高层还是一线员工都需要组织或参与很多会议。
但会议也是企业中最昂贵的商业活动。日本一家公司提出的公式(会议成本 = 2S x Q x T)可以帮助企业量化会议成本,其中 S 为员工平均时薪的三倍,Q 为参会人数,T 为会议时长。简单估算一下,一场有六人参加的一小时会议的成本大约是1711元。会议成本是随着会议的参与人数和会议时间增加而成倍增加的。(* S 数据计算采用2023年中国规模以上企业就业人员年平均工资为98096元)
然而,研究数据表明超过 50% 的会议时间其实都被浪费了:开会没有节奏,一小时的会议开成了一场没有尽头的马拉松;会议充满了不同人的发言,却鲜少能达成共识;好不容易总结出了会议结论,却没有制定行动计划……这样的会议不仅浪费了宝贵时间,还让团队成员在日常工作中感到格外疲惫。
✦什么是高质量会议
A meeting is when two or more people come together to discuss one or more topics, often in a formal or business setting, but meetings also occur in a variety of other environments. Meetings can be used as form of group decision making.
——Wikipedia
引用一段维基百科的解释,无论是小到2-3个人的碰头会,还是大到几百上千人的洽谈会,无论是单方输出的分享会,还是多方讨论的脑暴会,会议的核心就围绕着:Discussion(讨论)和 Decision(结论)。
钉钉通过服务大量的客户发现,很多企业通过会议产生了很多结论/决策,却不能很好的落地,这是企业开会质量低的重要原因。我们认为,高质量会议的核心就是讨论的高效性和结论的有效性。高质量的会议不仅要提升会中的讨论效率,更要在会后把结论执行落实,才是真正地把会开好了。✦用钉钉开一场高质量会议
为助力不同规模、不同行业、不同文化的企业都能从理论到实践切实落地高质量会议,钉钉打通了 IM、日历、音视频、钉闪会和钉钉项目(Teambition),打造了串联会前、会中、会后全链路场景的高质量会议解决方案。
让企业的会议有主题、有准备、有纪律、有记录、有结论、有跟踪、有结果。会前 | 有主题、有准备1. 智能会邀,锁定最佳会议时间
组织者在钉钉日历发起会邀,根据参会人的日程忙闲情况,智能为参会者推荐最佳会议时间方案和对应空闲会议室,辅助快速锁定最佳会议时间。
2. 会议模板,议题准备清晰有序
企业可根据实际情况配置会议类型,支持会议类型关联对应会议模板议程,通过模板规范企业会议流程。
组织者为每个议题设置负责人和计划讨论时长,负责人在钉闪会中填写会议材料,将所有信息聚拢在一处,会议资产在线化便于存档回顾。
3. 划词评论,提前阅读聚焦重点
所有参会人在会前阅读会议材料,通过划词评论互动,快速聚焦定位重点问题,节约会中讨论时间。
会中 | 有纪律、有记录、有结论1. 演讲计时,沉浸式讨论把控时间
开启演示模式,参会人自动跟随演讲者全屏视角,模拟沉浸式投屏体验。倒计时提醒辅助组织者严格把控会议进程,避免会议超时。
2. 在线会议,字幕翻译提效异地协同
钉钉视频会议保障异地会议线上线下体验一致,线上参会人可实时查看当前演讲的议题,无缝加入讨论。
自动字幕和多国语言实时翻译体验,能够让来自不同国家的参会人轻松地参与讨论,确保信息交流准确高效,大大提升了跨国会议的沟通效率。
3. 任务记录,责任到人分工明确
会议中产生的决策待办可以指派给具体执行成员和设置截止时间,事事责任到人,避免相互推诿。
4. 定稿分享,会议结论快速同步
会中达成的共识和结论沉淀到会议纪要中,支持会议纪要定稿不可编辑和发起审批。纪要文档可一键通过聊天分享给所有参会人,规避口头上传下达的信息损耗风险。
会后 | 有跟踪、有结果1. 会议督办,任务自动汇总便于跟进
会议过程中产生的所有待办项自动汇总至统一看板,不散落在各处,避免遗漏。任务状态一目了然,在一张表格中即可操作搞定任务的创建—拆解—分配—执行—完成。
2. 任务提醒,多渠道触达执行人
会议结束后,日程中会显示待执行人处理的任务信息,提醒执行人按时完成。重要任务更新可同步到群聊和系统号,让所有人第一时间了解任务进展情况。项目日报可自动总结任务推进情况、逾期风险等重要信息。
3. 进展记录,管理者随时随地关注
会议决策任务化管理,依靠强大的任务引擎,任务字段灵活配置(添加备注、拆分子任务、上传交付文件、评论互动……),一张卡片汇总了「待办」的所有信息,管理者在手机端也能实时掌握所有任务进展情况。
4. 升级项目实现系统化管理会议决策
颗粒度较大的重要会议决策还可通过 钉钉项目(Teambition)落地。详细的项目数据报表,丰富的进展视图选择,完整的OPEN API开放能力将助力企业系统化管理、分析、跟踪会议决策落地情况。
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结语
我们认为一场高质量的会议能够提升信息传递、整合观点和实现科学决策,从而推动企业发展。提高会议质量是每个企业面临的重要课题,而高质量会议的核心是讨论(Discuss)的高效性和决策/结论(Decision)的有效性。
钉钉提供的高质量会议解决方案,通过会前有主题、有准备,会中有纪律、有记录、有结论帮助企业会议实现高效讨论,通过会后有跟踪、有结果帮助企业会议实现高效决策。
本文由人人都是产品经理作者【钉钉用户体验】,微信公众号:【钉钉用户体验】,原创/授权 发布于人人都是产品经理,未经许可,禁止转载。
题图来自Unsplash,基于 CC0 协议。
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