每周管理者要花18小时以上（1/3的时间）在会议上，但是，众多的会议并未达到预期的目的，25-50%的会议时间被认为是在浪费时间。那为什么 2/3 的会议都是低效或无效的？

今天要和大家讨论的话题是管理者经常参与的，但是有时被诟病最多的工作内容——会议。

会议是在公司内部用来传递、沟通信息以及达成决策的工具。越是高层级的管理者，在会议上花的时间越多。

哈佛商学院做了个统计，每周管理者要花18小时以上（1/3的时间）在会议上，但是，众多的会议并未达到预期的目的，25-50%的会议时间被认为是在浪费时间。人们对开会怨声载道，认为开会是浪费时间。

能否开好会议，是高效管理者和普通管理者之间的区别。因为会议决定了你的执行效率，那我们一起来看看如何能开好一场会议。

给大家举个例子：产品部的小李在吃过午饭后接到了会议通知，这个通知提到了下午2点在二楼会议室开会。

小李准时前来开会，看到许多同事都已经在了，包括市场、财务、开发部门的同事。于是小李就问大家这次会议开什么内容，大家都面面相觑，说都是刚刚接到通知。不一会，业务部的负责人张总来了，说召集大家讨论一下这一批产品上市后用户的反馈和应对，然后花了半小时介绍了目前事情的背景和情况。

经过一下午的讨论，大家从各自的角度出发提出了很多观点。会议结束了，第二天小李继续着手进行了原来的工作，前一天的会议内容就被她抛之脑后了，这是一个非常常见的会议的情形。我们一起来看看这场会议存在哪些问题，还有哪些地方值得提升。

第一个严重的误区和问题，也是多数会议都会有的通病：

如果我们开个一小时的会议，从下午1点到2点。这个会议所用的时间资源，也就是所谓会议时长，是一小时。但是，这个会议所覆盖的时间周期可不止一小时。

如果想要一个会议有成效，我们必须要关注到会议前与会议后的这两个重要时间段：

一、会议前

我们需要做什么？

创办人想要创办一个好的会议，在时间条件允许的情况下，要提前24小时给参会人员发出会议的通告，要告诉与会者这次会议的：

1. 目的；
2. 时间、地点；
3. 需要阅读的材料和要准备的信息。

会议是一个特别耗费时间的活动，例如：一个一小时的会议，如果有八个人来参加，那么这场会议不仅仅耗费了参会人员一小时的时间，还等同于耗费了公司八个小时的生产力。因此，对于一个团队和公司来说，开好一场会议的前提是会议的内容需要集体来交流以及做决策。

如果一场会议的目的仅仅是让参会人了解信息，像这种可以个人完成的任务，就没必要放在会议上解决了，这是许多会议都会出现的问题。参会人往往在进入会议室之前对本次会议的内容一无所知，以至于一场会议需要占用大量的时间，来跟参会人普及背景信息知识。

其实，普及背景信息这项工作可以在会议前做，就是把相关信息发给即将参会的人员，让他们利用好各自的时间来了解这次会议的内容。只有在参会人充分准备的情况下，大家才能在会议的现场有效地交流、做决策，以及最终达成一致的结果。只有这样，会议才会变得高效。

二、会议后

当会议开完，会议门被关上的那一刹那，并不代表这场会议的结束，而只是进展了一半，因为会议上达成的决议还没有开始被大家执行。因此，每场会议后都要得出清晰的会议纪要，明确要达成的目标和要完成的具体任务，以及任务的执行者和完成的时间。

这样的会议纪要要在会议后24小时发给与会人员，并要求相应的与会人员在确定的时间点，对会议所要求的事情给予进展的反馈。那么，这样的会议才算是画了完整的句号的会议。

对于一场会议来说，重要的不仅是会议的成功举办，还要求会议是高效的，并且一定要关注会议前与会议后所要做的事情。除了需要注意会前和会后，会议的举办现场，也需要注意一些重要的事项。

三、注意事项

1. 每一场会议一定要有一个明确的发起者，或者叫做决策者

在一场会议当中，如果没有决策者和最终的负责人，这场会议就会变成一场漫无目的的空谈和讨论。

因为会议的目的是做出一个决策，以及行动计划。即便这项决策可能不是最完美的，但这项决策需要有人来拍板。有时候在一场两个部门之间的会议中，如果没有一个更高层的角色来参与时，这样的会议很容易让大家都以妥协来收场。

2. 在会的时间观念包括参会一定要守时

在会议过程中，对于时间的把控要非常的严格。在很多情况下，参会人员会觉得这场会议已经没有要继续进行的意义了，但是没有人宣布会议的结束，所以参会人还得在这场会议中继续浪费时间。

所以，主持人需要能够把握会议的议程。

一般来说，一个会议的议程可以包括以下几个步骤：

1. 表明目的；
2. 介绍简要的背景；
3. 提供决策信息；
4. 表达观点；
5. 达成一致。

在会议的讨论过程当中，要确保每一位角色都能发表各自的观点，如果你发现某些角色，在整场会议中不需要发表观点，或是从来都不发表观点，那么这样的角色未来可能就不需要参与这样的会议了。

3. 杜绝在会议当中的小会议和子会议

每个人讨论的观点都应该让所有人听到，要杜绝他们与身边的人进行交头接耳沟通的情况，有时候一场会议会引申出一些新的议题。那这个时候，会议的管理者需要意识到这些问题可能会用一场新的会议来解决，而不应该在这场会议中进行讨论解决。

4. 要严格控制会议的规模

通常要求便于管理即可，一般与会者最好不要超过八个人，十个人是上限。

在会议的过程当中，尽量保留用于放幻灯片以及用于做记录的电脑。如果一些人员带着电脑来参会，这将是一个非常低效的行为，因为经常需要把这些人员重新拉回讨论现场。

另外微信也是会议效率的杀手，除非有非常要紧的事，或者客户急需解决问题。否则，一边开会一边浏览手机将是非常低效的。

对于参会人来说，要学会说不。如果觉得这个会议确实不用参与，参会人可以拒绝，而不用勉强去参加一场全程都很讨厌的会。成员对于会议的决策可以在会议现场提出不同的意见，但是一旦达成一致，哪怕你有保留意见，也要百分之百的完全执行。

有些公司或团队采用站立式开会的方式也是一种不错的选择，至少这样的会议不会开得很长。

下次开会的时候，检查一下这些点。一个好的团队管理者，一定是关注细节的。请大家思考一下，你在开会过程有哪些需要改进的地方？

以上希望对你有所帮助。

#专栏作家#

倪云华，公众号：倪云华新知，人人都是产品经理专栏作家。十年跨国管理咨询顾问，曾服务普华永道、IBM全球咨询服务部，为华为、海尔、腾讯等公司提供咨询服务。多家创业公司管理顾问。著有《共享经济大趋势》。

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