那么如何在资源有限的情况下，实现多项目同时开展，并保证项目如期完成呢？

公司运营过程中基本都是多个项目并存，同时推进，很少会只运营一个项目，在多项目管理中经常会遇到这些问题：

• 不同项目资源分配不均；
• 多项目进度难以监控；
• 项目综合成本居高不下；
• 项目整体质量无法保障。

那么如何在资源有限的情况下，实现多项目同时开展，并保证项目如期完成呢？

多项目管理常见问题

多项目并行比单个项目管理更容易出现意外，因为与单项目管理相比，多项目管理的环境显得更加复杂和难以管控。

• 需要协调来自不同部门的资源；
• 项目的优先级和战略目标经常会被调整；
• 有些项目是相互依存的；
• 决定必须在很短的时间内完成；
• 需要精确的项目信息。

造成这些问题的原因很多，例如：

• 缺少对所有项目和资源的详情概述；
• 项目的优先级排序不当；
• 在资源冲突的情况下，资源分配不合理；
• 没有及时监控项目进度；
• 没有专业的项目管理。

如果成功地解决了这些问题，那么您的项目运行就会很顺利。以下是影响多项目管理的一些关键因素，希望能对大家有所帮助。

多项目管理的成功要素

1. 用PMO制定项目标准及流程

不管做什么项目，尽可能标准化、流程化。PMO（Project Management Office）也就是项目管理办公室 ，它的实质是组织的一个决策和计划部门，也是一个监督机构。他们肩负着组织战略目标如何实现的责任，在组织业务层面上负责多项目的决策、计划、实施流程和监督等。

如果要有效管理多项目环境，建议您制定一个标准的更新项目的流程，确保项目启动前满足满足一定的标准在启动，这能为项目优先级提供一些基础。

由于这个制定具有跨项目性，因此在制定标准时要注意项目间的通用性。

（图：适当的流程和高数据质量使PMO能够确保专业的多项目控制）

PMO还应当负责项目资源的有效流动以及团队项目管理水平的不断提高，例如：

• 确定项目的启动方式；
• 建立项目流程和方法；
• 协调资源请求；
• 培训项目经理；
• 为项目管理和资源管理引入合适的工具。

一个成熟和被接受的PMO可以适当的减少项目延误，成本和工作超支；提高客户项目的盈利能力；改善项目的战略方向。

Tips：您的PMO必须得到最高管理层的支持。但是，它不应被视为一个监管机构，相反，它必须向项目团队明确证明其价值，这将确保他们的举措被团队成员接受。

2. 给项目制定优先级

为了避免一次处理太多项目，您应该把注意力集中在重要和紧急的项目上。因此，需要根据企业战略目标确定优先顺序，然后依次有序地开展项目。

我们强烈推荐一种排序方法： 创建项目价值分析标准，这个标准需要根据公司情况（公司规模/行业/运营状况）做一些调整。

（图：用于区分项目规模和项目类型的项目评估分析示意图）

根据评级，您需要确定哪些项目要优先启动，这对企业战略目标的实现非常重要。

（图为Worktile的【概览】组件示意图）

Tips：您需要确保将最多的资源用于最重要的项目。

3. 在容量规划中保持战略性，资源合理分配

一个公司资源是有限的（包括人力/财力/硬件设备等），同一资源不可能同时供所有的项目使用。因此，需要实施战略资源规划，也称为 容量规划 。您需要及时识别资源瓶颈，并能够根据您的公司战略对其做出反应。

容量规划不足的话，您可能面临以下风险：

• 由于资源分配不足，项目未按时完成；
• 由于没有使用足够的适当资源，项目成本会增加；
• 您将在解决资源冲突的协调工作浪费大量时间；
• 所有这些都可能导致客户不满意。

因此，合理分配是非常重要的，多项目并行时，在资源充沛的情况下一般是几个项目内部互相调用，特殊资源找公司协调；在资源紧张时，应先建立多项目进度计划梳理与内外部资源情况分析；再根据每个项目不同的阶段及情况，匹配人力资源模型。

例如：会议室，公司的会议室是有限的，但是多项目同时进行可能就会出现需要抢占会议室的情况，如果提前协调时间，定好会议室，将会避免很多不必要的纠纷。

（图为Worktile的日历应用示意图）

Tips：需要确保为最重要的项目保留最多的资源，而不是为不重要的项目配备人员。

4. 项目之间相互依赖与约束，建议公开项目

多项目管理很重要的是如何保证资源的有效投入，在项目团队中，一人跨多个项目的情况一定不要多，否则项目效率会低下，而且可能会出现几个项目有相互依存的关系。

把公司项目公开，有利于资源的共享，让他人都知道你在做什么，对于任务分工也能更明确，尽量避免出现一人同时参与多个项目的情况。

（图为Worktile的看板示意图）

5. 团队间的协作和沟通平台不可或缺

在多项目管理中，各个项目组成员在统一的合作体中工作，各个项目之间交换各种信息，沟通信息量成倍增加，团队间的协作也更加频繁。

这时多项目结构化协作就变得非常重要，有一个固定的沟通平台，方便成员间的沟通，可以很好的解决这个问题。

（图为Worktile的消息应用示意图）

6. 实时监控项目进度，了解所有项目和资源的状况

对于多项目管理来说，组织外部环境是非常复杂多变的，经常都需要根据外部环境的变化和需求对组织内的项目进行调整，而且项目本身的状态也不断发生改变。

因此，项目管理者要注意明确每个项目的里程碑节点，监控项目进度，定期对所有项目的进度进行统一更新，确保关键任务上的资源可用性，做好风险储备，出现问题及时调整。

（Worktile的统计报表可以查看所有项目的进度及延期情况）

相对于单项目管理，多项目管理在进度、成本、质量等方面承受更大的压力， 确保组织内每个项目都能以最少成本按时、保质完成 ，是多项目管理最终追求的目标。

本文由 @高兔子 原创发布于人人都是产品经理。未经许可，禁止转载

题图来自 Unsplash，基于 CC0 协议