自从进入世界500强中TOP100的一家公司后，我开始有了写日报的习惯。也许有人会说写周报就行了呀，有必要做到每天都记录日报吗，会不会浪费时间呀？因此本文从四个实际案例，说说我是如何开始转变的以及我和日报的不解之缘。

一、日报数据分析，优化工作效率

历时1个月，两个项目并行，其中一个项目我只做了3块数据大屏的界面设计，996的工作节奏，为什么产出这么少呢？

为了避免出现每天都很忙，过了一段时间又忘记自己在忙什么的情况出现，我开始每天记录工作内容，看看能不能发现可以提升工作效率的优化点。

通过日报分析，发现该项目变更频繁，虽然最后定稿的是3块大屏界面，但是中间的过程稿多达十几稿：低保真、高保真、不同的功能布局、不同的视觉风格等等。为什么会出现这种情况呢？我们应该如何提升沟通效率呢？

这是一个多团队合作项目，成员分布在三个不同的城市，前期一直在做远程会议沟通，后项目负责人发现沟通效果不佳，立即安排出差当面沟通需求，当面确定大的需求点及确定主流程，细节的、当场没有想到的后期可以远程讨论。

• 需求没有明确时，使用草图或者低保真原型法，引导客户确认页面的功能布局、展示数据，等内容确定后再进行细节的界面视觉效果设计，可以灵活应对需求变更频繁的情况。（大屏项目不方便展示，下图为个人项目图）
• 不要快速超负荷完成复杂的变更方案，适当增加变更的成本，给整个交付团队减少很多不必要的工作。

使用以上流程跟客户沟通后，效率提升了很多，最后，大屏成功展示，我们团队同时获得了客户的高度认可。

二、个人时间管理，提高工作专注度

大公司的特点是：会议多、流程规范多、培训多。这些大公司特质是好事，但是事情总是具有两面性的，这些事项占用了不小一部分的工作时间，而且会不断的打断当前工作的专注度。

• 写日报后，我可以统计这些事务的出现频率与时间，知道自己能承受的最大工作量是多少。如果可能的话，可以将这些事务集中处理，减少打扰。
• 在制定我的工作计划时，可将这些因素考虑进来，给自己留一些buffer，而不是从理想的状态去评估时间。

三、日报简单总结，快速生成周报

公司要求写周报：每当周末时，当其他人在挠头骚耳地回忆本周做了什么时，我只需打开我的日报excel文档，稍微总结下就写完了。也有童鞋用一些云笔记来记录日报，下面我分享一下我的日报格式。

四、项目日报日更，keep everyone in the loop

项目要求写日报：一些重要的大的项目，项目经理会要求大家写日报，虽然目前我参与的项目暂时没有要求写日报，我还是很推崇大家写日报的。

有一次在公司某大型项目的分享会上，该项目负责人分享了他们的方法，那就是每天发日报——给每位项目成员（PM、开发、测试、文档）及客户（不同公司的对接人、领导）同步当天的项目最新进展（已完成、进行中、计划的内容、风险点）。

使用了这个日报方法后，基本上团队内部每个人都知道自己应该做什么，客户也知道项目的最新进展，信息透明的方法极大的提高了大家的工作效率。

五、全员日报，优化组织工作

以上讲了写日报对个人和项目组的帮助，那么对于整个组织，会有什么帮助呢？

下面这个案例是部门某个manager委托我做一个工时管理系统。

对于员工角色来讲，员工可以根据个人实际的时间使用情况，进行有效的时间管理；半年或一年后再回顾自己的工作时，可以看到自己的成长。（该系统刚上线）

对于经理角色来讲，一个经理要管20-30号员工，如果每天都开站会的话，可能需要花一两个小时，太浪费大家的时间了，通过团队内部日报浏览，经理可以浏览所有员工的工作情况，对工作、项目情况了然于心。也可以看出来安排给部分员工的工作是不是超负荷了。

对于总监角色来讲，他可以看到他管辖范围内的各个团队的每日平均工时、员工花在不同项目上的时间比重、员工花在不同工作类型上的时间比重。

比如：有可能统计出员工一半的时间在开会，那这个时候就要从制度上去思考哪些会议是不必要的，减少员工负担；还有可能统计出某个团队工时特别长，这时，就要看是工作效率原因，还是管理原因，或者是工作量大的原因了。

当然，这个工时统计系统可能也有弊端，就是大家都知道领导上去看工时，会不会有攀比心理呢？觉得谁的工时长，谁就是努力工作的人。

这种情况，当然不是管理者和我作为系统设计者想要看到的。我鼓励大家高效工作，人一天能集中精力专注办公的时间真的不多，所以工时长并不代表工作效率高。

史蒂芬·霍金曾说过：“每人每天能够专注的、富有成效地工作的时间是有上限的”。

所以，讲了这么多，我们写日报的目的就是记录每天的点滴数据，进行数据分析，优化我们的工作时间分配、工作方法、工作效率等，我们一起写日报吧！！！

引用来源：史蒂芬·霍金曾说过：“每人每天能够专注的、富有成效地工作的时间是有上限的”。来源于《软技能-代码之外的生存指南》P182页。

作者：沈子砚，公众号：UXHub

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