在职场工作中，我们有时需要输出与工作相关的汇报PPT，那么，作为产品经理的你，知道怎么制作一份合格甚至优秀的PPT吗？这篇文章里，作者总结了PPT制作的逻辑和技巧，一起来看看吧，或许对同为职场人的你有所帮助。

前言

最近多个项目优先级上升，要输出很多汇报PPT，自己研究了很多专业PPT的套路，再加上被我大哥调教了多轮，也算快速输出一份能过关的PPT。

我基于这段时间输出PPT的经验，总结一些方法分享给各位，希望能帮助到各位~

我们主要说下职场工作型PPT，围绕3点：

1. 如何画？
2. 如何画好？
3. 如何画好看？

内容较多，建议收藏吃灰~

一、如何画？

既然要看如何画，那我们先看要画成什么样。

我理解的一份合格的PPT至少要满足下边的3个原则：

对于职场类PPT，最重要的是让别人快速知道你想传达的，「逻辑清晰、层次鲜明」是基本要求。

1）逻辑清晰

整个PPT的架构清晰，多个页面之间要承上启下，层层递进；让听众知道你整体想表达什么。

每个PPT页面中的元素要划分清晰，准确表达出逻辑关系。让听众知道你每页要表达什么。

2）层次鲜明

重要的内容突出，次要内容弱化。通过「对比」的方式突出层级关系，让看PPT的人能够直接聚焦到重点。

PS：不要放大段文字！

3）样式美观

自己做PPT不需要精美，我们又不靠PPT卖钱，但是最基本的审美还是要有的，美观是一个很大的加分项。

（对于如何梳理逻辑关系、如何突出层次、如何画美观、我们在下边详细说~）

上边说了合格PPT的要求，那我们接着看下怎么画。

很多时候在画PPT时直接上手画，对于内容少的PPT倒是没啥问题。

但是对于内容多的PPT，这样很容易卡壳，后期会有大范围的修改。

我们先捋一下画PPT的流程：

画之前：

1. 确定要求

确定这次要画的PPT的中心主题，是项目汇报，还是复盘分享等等…

同时确定：

1. 给谁演示：确定你的听众是谁。
2. 何时汇报：看能留出多长时间画PPT。
3. 演示时长要求：比如限时5min，那PPT页数控制在10页之内。
4. 是否还有其它要求，比如说使用统一的模板、统一的配色等等。

2. 确定结构大纲

基于PPT的主题，拉出PPT大纲。可以从下边几个方向出发：

1. PPT分为几个章节？
2. 每个章节中讲什么？
3. 每个章节中的每页PPT主要讲什么？
4. 每页PPT的前后顺序是什么？
5. 每页PPT的大纲内容是什么？

这样我们可以确定PPT大约分为多少页，每页内容大约是什么。

对于PPT大纲，我比较推荐使用「思维导图」来写。

思维导图可以带来更清晰的演示结构，能快速调整，在整理思路和组织内容时可以进行可视化思考。

另外每个PPT的整体逻辑都是「总-分-总」，也非常适合使用思维导图来进行梳理。

对于「总-分-总」逻辑，描述出来就是：

• 总体要说什么
• 每个分点要说什么
• 最后来个总结

这样说会很虚，但是确实就是这个逻辑，我们在画PPT的时候要有这个意识，想着「总分总」这个结构。

示例如：

3. 确定内容与文稿

根据大纲结构，逐步写出每个页面的主要观点和内容。

每个页面应该包含一个主要观点或信息，并用简洁明了的语言进行表达。

对于内容文稿，还有个大作用是辅助演讲，可以把每页的文稿内容放到PPT的备注里，讲的时候可看着讲。

如果这个PPT是你领导安排你画的，这个时候可以先拿思维导图先和领导碰下，先确定具体大纲与内容，减少返工次数。

4. 画页面

当内容确定后，接着就是画页面了。画页面最快的方式就是——套模板。

找个好的模板，直接套用，又快又好~

但是！！！

找模板费时费力，终于找到个好看的模板，换成自己的内容，看哪哪都不行。

因为页面元素不同，逻辑不同，模块数量不同、文字数量不同等等原因，都会导致模板不适用。

不会有一套模板能够完完全全满足你的需求，一定会有页面需要你自己画。

那我们接着看怎么画好~

二、如何画好？

画好的PPT目的是为了提高信息传达效果，那就是要让内容逻辑清晰，层次鲜明。

具体的方式我们接着看：

1. 确定每个页面的性质

就是每个页面属于哪种类型：

大约可以分为：封面页、结束页、目录页、章节过渡页、内容页。

另外根据展示的内容类别，又分为时间轴页、图表页、逻辑图、架构图等。

按照内容的逻辑的分类，又有并列页、总分页、对比页等等。

在PPT中一定要有封面页、结束页、内容页，对于目录页、过渡页内容少时可以不加。

对于「封面页、目录页、章节页、结束页」这4种页面可以直接找个符合风格的模板套上，不要在这种页面上浪费时间，整的多好看作用没那么大。

我们要把重点放到内容页上。

2. 划分内容页层级（重点）

到具体内容页，从下边的步骤一步步的来：

1）划分内容模块

将内容进行分类划分为不同模块。将文字划分出的「问题」与「解决方案」。

2）结构化模块内容层级

可以理解为将每个模块中的内容按照:「一级标题、二级标题、内容文字、辅助文字」进行划分，并提炼每个标题的关键字。

经过每一步的划分，我们就把内容层级给结构化出来了。

实际上，在开始写PPT大纲和内容文稿时，我们就可以进行层级划分。

3）确定页面内容的逻辑关系

我们将内容结构化后，下一步就是确定内容之间的逻辑关系。

我参考PPT中SmartArt 以及自己的整理，确定了 8 种逻辑：

我们一个个看下：

① 并列

属于相同层次并列排布，没有前后关系，上下关系。

「并列」是PPT中最常见的关系。

一般通过排版的方式进行表达，直接并列排：

② 递进

有前后顺序递进，上下顺序递进；

对于「时间轴」其实也可以理解为「递进」，对于「金字塔」关系我也认为是递进。

对于「递进」关系的表达，加「箭头」就够了。

③ 总分

有个总论点，然后分为多个小点。

每页PPT都能理解为是总分，因为每页PPT一定要有一个主题，而内容都是根据主题进行说明的。

在「总分」里 的 每个分点 之间的关系是「并列」关系。

「总分」逻辑的表达常用版式来进行表达。

④ 对比

比如说展示「自家产品」与「竞品」的优劣势，这就是对比。

「对比」逻辑的表达常规用「VS」文字说明，当然也能用形状、颜色、大小等方式进行对比。

当对比项目太多时，可以使用「表格」的形式进行展示。

⑤ 循环

闭环流程展示，把「递进」关系的首尾相接就成了「循环逻辑」，所以「循环」的表达也是加「箭头」。

⑥ 包含

分为半包含，全包含。「包含」关系可以用「韦恩图」来表示，主要是用形状的重叠来表达相关性。

比如下图，我们想表达既在线上又在线下的都消费过的用户。

也就是「线上」与「线下」交集的用户，我们就可以用两个形状进行重叠，使用「韦恩图」来表达交集部分。

⑦ 金字塔

主要是突出「自下而上」的逻辑，也算「递进」逻辑的一种。

常见的表达就是一层一层的金字塔。

⑧ 延伸/引用

这个是我自己总结出来的，当我们在说某一点时，发现有其它内容单独对这一点进行补充说明。

我们看个例子：

比如想展示「高价值用户」的体量，对「高价值用户」单独说明。

我们可以加个「对话气泡」形状，气泡里展示内容，气泡箭头来表达延伸内容的指向。

以上是我总结的逻辑关系，只要：

「正确判断逻辑关系 + 正确表达出逻辑关系」PPT的质量会上升一个层次。

但是页面内容的逻辑关系并不是固定的，按照不同的理解会有不同 的关系。

接着上边例子继续看：

我们内容分区为2个大模块，是「问题」与「解决方案」。

这2个模块的关系可以是「并列关系」，同时说明「问题」与「解决方案」

也可以是「递进关系」，先有「问题」 再有 「解决方案」。

我们就先按照「并列关系」进行示例。

模块的关系是「并列」，接下来我们继续确定每个模块中具体内容的逻辑，直到把页面中的全部内容都梳理清楚。

在「问题」模块：

标题：「问题」，分了3点，属于「总分」关系，3个小点之间是并列关系。

在「解决方案」 模块：

标题:「解决方案」，分了2点，属于「总分」关系，2个小点之间是并列关系。

这样，我们就把这个页面的内容给梳理明白了。

4）确认版式布局，并表达出逻辑关系

根据划分出的内容模块，我们需要选择分布方式进行排版。

常见的版式布局可以分为左右布局，上下布局、环形布局、水平卡片分布、垂直卡片布局等等。

这些布局即可以是整个页面的版式，也可以是 每个模块内容 里的版式。

无论选择哪种版式，目的一是为了让逻辑表达清晰，让内容层级明显，二是为了让页面分布均匀、分布平衡。

具体采用哪种布局方式，可以从以下方向进行判断：

1. 页面内容的逻辑关系
2. 划分出模块的数量，如常见的三段式、四段式
3. 模块内容的类型，如是图表、图片等
4. 内容的多少与所占区域的大小，如4个模块，每个模块中的文字都很多，采用左右水平分布不好阅读，我们就可以采用「上2下2」的上下布局。

我们继续看上边的示例：问题与解决方案。

「问题」与「解决方案」是并列关系，且只有2个模块，我们就采用最常见的左右布局。

在「问题」模块有3点内容，「解决方案」模块中分了2点。

每个分点我们采用常见的上下布局。

这样我们可以得到一张简单的PPT：

在2个模块里都是「总分」关系，每个模块里我们可以换个方式：

当然，我们也可以尝试模块上下布局，但是并没有左右布局效果好。

5）突出重点、突出层级

每页PPT中，我们需要让别人第一眼就能看到最重要的信息。

尤其是汇报类的PPT，直接把重点突出。

突出重点的方式是使用「对比」，具体方式有：

• 大小粗细对比：字体的大小、形状的大小等等，也就是重点内容「大」。
• 字号大小对比：重点内容使用大字号，低层级使用小字号。
• 字体粗细对比：重点内容使用加粗。
• 颜色对比：重点内容使用主色调突出，低层级使用灰色。
• 色块对比：重点内容底部加「底部色块」。
• 位置对比：先左后右，先上后下，重要内容优先展示。
• 形状对比：不同的内容使用不同的形状，如圆形、矩形、多边形等。

多种对比方式通常一起使用。

还是看这个例子，比如我们想突出「解决方案」，弱化「问题」；

我们可以调整下颜色：

正常情况下，完成以上步骤，我们就可以输出一份完全合格的PPT了：

当然，对于PPT我们还可以进行优化，让PPT更好看些~

三、如何画好看？

职场PPT不用多好看，有些设计感就好，只要「逻辑清晰 + 层次鲜明」PPT就是合格的。

但是为了卷一下，咱们画好看些~

首先要满足基本的版式设计原则：

对比、重复、对齐、亲密度。

在这不过多介绍，不了解的同学可以自己搜搜看。

接下来是主要的2点：

1）配色

我们不需要在配色上花费时间，注意几点：

别使用太多不同的颜色，主色1种，辅助色1或2种，加上「黑+白+灰」中性色。

主色就选择公司品牌色。没有的话可以推荐下边几种：

别用过于刺眼的颜色，确保文字和图形在背景上有足够的对比度，以确保内容的可读性。

最重要的要保证整个PPT色调的统一性。

我经常使用「单色调+中性色」

单色调是指同一种颜色使用不同透明度来设计，然后加上「黑+白+灰」中性色。

2）字体

保证使用1-3种字体，相同层级的内容使用相同字体。

为了保证可读性，可以使用非衬线体，像微软雅黑、黑体、阿里普惠体等等。

对于字体，我们不用花太多时间，只要选择一种字体用就够了，结合加粗、颜色、字号等来创造层次感。

另外，就是版权问题，如果就是个人汇报用，版权问题可以不考虑，不是对外、商用问题都不大。

具体美化方式有下边几种：

① 加修饰

比如只用圆形效果一般，可以加个圆环，调整下透明度，可以加线条，线条调整下颜色，调整成虚线。

同样，我们也可以加图片、加图标进行装饰。

② 用不常见的图形

用矩形感觉有点常规，那就用平行四边形。

③ 加渐变

渐变是我比较喜欢的。

可以使用同一个颜色，不同透明度之间的渐变；也可以是同色系颜色直接的渐变。

不同颜色之间的渐变，比较考验水平，不建议自己搞。

④ 透明度

我一般是10%、20%、30%……依次+10%设置，效果看着不错就OK了。

⑤ 加阴影

阴影可以提高层次感，但是很难把握，不建议用。

⑥ 背景纹理图

当感觉页面有点空，就加个纹理图，质感会好一点。

⑦ 加icon

加icon不仅是为了好看，也能区分出层级。在 iconfont 搜符合意思的用就行了。

⑧ 加底座

提高立体感，底座是万能的。

⑨ 加个立体效果

PPT美化是没有终点的，好看的方式还有很多，没有办法一一说明，职场PPT只要简单明了，简约大气，层级明显即可。

好看不是目的，好看是为了让层级更明显，让逻辑更清晰。

到最后了，PPT中最复杂的页面——逻辑图。

套路还是我们上边提到的，我们还是看例子：知识图谱生成的整体流程。

文稿内容是找GPT要的：

1）确定页面性质

我想用这个页面表达出「知识图谱生成的整理流程」，属于内容页。在内容类型上它属于流程图、也属于逻辑图。

2）划分内容层级

① 划分内容模块

按照GPT给的文稿，分成6点，也就是6个模块。

② 结构化模块内容层级

划分标题、内容文字：

GPT给出的文字内容就已经划分好标题与内容，我们就直接按照GPT的为主。

我们再提炼关键字：

③ 确定页面内容逻辑

总共有6个模块，模块之间是递进关系，从 「数据收集」最终到「知识图谱应用」，层层递进。

到这，我们直接用「时间轴」模版套就行了。

④ 突出重点，突出层级

突出每个模块的标题，调整字体大小与颜色，形成对比。

我们想表达重点说明「知识图谱应用」，通过调整底部色块来形成对比。

到这，一个页面就完成了，用于汇报已经够用了。

当然，还可以继续调整下。

如果你想更完美的表达，更细化的体现整体逻辑，那我们再细化些：

1. 第6个模块是最终的应用，也就是基于前5步，生成的第6个模块。
2. 前4个模块是一个知识图谱生成的基本闭环，完成了从「数据收集」到「存储知识图谱」。
3. 第5个模块的「推理和补全」中提到了「基于已有的知识图谱，推断出新的关系和实体」。

也就是说「老的知识图谱」是通过「推理和补全」继续生成「新的知识图谱」。

最终我们可以重新划分成3个模块：

1. 生成知识图谱的流程模块
2. 知识图谱推理和补全模块
3. 知识图谱的应用模块

而这3个模块之间的关系，应该是如下图：

补上内容大概是：

接着我们分别看着每个模块里的逻辑关系，在这个时候，我们可以同步把逻辑给画出来。

生成知识图谱的流程模块：

分为：从「数据收集 → 数据预处理 → 实体识别和关系抽取 → 知识表示 」4个子模块 。

这4个子模块的逻辑关系我觉得是「闭环循环」逻辑流程，是持续进行的。

那我们就用闭环简单表示出来。

由于之前的内容文字太多，占的面积太大，那我们就继续将文字内容提炼，2句合并成1句，只保留主要字眼。

知识图谱推理和补全模块：

“「老的知识图谱」是通过「推理和补全」继续生成「新的知识图谱」。”

这个前后递进关系。递进关系那就加个箭头表达。

由于「推理和补充」中涉及到「知识图谱」这个东西，我们就新增「知识图谱」的形状。结合箭头把逻辑表达出来。

知识图谱的应用模块：

展示出来知识图谱有哪些应用方向，这个简单，就是个「总分」「并列」关系，直接画出来。

我们把模块关系、模块里的内容关系弄清楚了。

接下来，我们继续看看怎么排版。

根据每个模块的面积大小，我想了几个版式布局，整理出了大约布局，然后补充每个模块内容：

排版1：

具体内容排上，可以得到下图：

我们接着突出「知识图谱应用」，加个底部加个色块，然后再优化下样式，得到下图：

另外其它排版，大家可以自己看下：

排版2：

排版3：

四、快速画好

我们在赘述下，看看有哪些提高PPT效率的方法~

1. 套PPT模版

虽然PPT的逻辑很多，但是一些常见的页面都被玩烂了，如果能套用，就直接套用PPT。

别陷入找模板的陷阱里~

2. 快捷键

常用的：

• 快速复制：选择组件，按住ctrl键拖动
• Ctrl + Z：撤销上一步操作
• Ctrl + Y：重做上一步操作
• Ctrl + B：将选定文本加粗
• Ctrl +]：增大字体大小
• Ctrl +[：减小字体大小
• Ctrl + L：左对齐文本
• Ctrl + E：居中对齐文本
• Ctrl + R：右对齐文本
• Ctrl + G：将选定的图形或对象进行分组

3. 提前设置主题色

在给页面内容添加颜色时，一定一定一定从「主题颜色」里选择。

主题颜色板里是有「主题色+相同色系」的颜色，好处是可以保证色调的一致性。

最厉害的是，可以批量调整颜色。

如果你使用的颜色来自「主题颜色」，当主题色修改时，整个PPT的颜色都是统一修改，也就是「一键改色」。

4. 利用好母版

可以在母版里设置好布局与字体等样式，母版改，则使用母版的页面都会同步调整。

5. 设置默认样式

选择组件后，右键选择「设置默认样式性状」，下次添加形状后，就会按照默认样式展示。

6. PPT不建议加任何动画

加动画很费时费力，也没啥作用，汇报的时候，大家巴不得抓紧看完ppt，没人喜欢看那炫酷的动画。

五、总结

回顾上边的PPT套路，很符合「用户体验5要素」的：

战略层 → 范围层 → 结构层 → 框架层 → 表现层

所以啊，画个PPT也能体现出产品思维。

PPT是汇报最常用的手段，所以能把PPT写明白、讲明白是个很厉害的本事。

毕竟，「汇报能力」在职场里属于顶级能力。

我们这篇文章也只是说了怎么画好PPT，对于PPT的内容如果写、要写什么？也是个很费心的事。

但是我们可以借助GPT，让它指导我们要写什么，给我们些思路。

当然现在也有很多直接生成PPT的AI工具，大家也可以试用，效果大家自己判断就好了。